Kostenrechnungssystem: Import aus KSeF, Zuordnung zum Projekt, Annahme des Managers, Kostenteilung und Datenaufbereitung an Comarch Optima.
Das Unternehmen, das viele Bauprojekte durchführt, musste den Prozess von der Auswirkung der Rechnung mit KSeF organisieren, indem es die Kosten dem Bau, der Annahme des Projektmanagers und der Übertragung des Dokuments auf die Buchhaltung zuweist.
Der Prozess basierte auf E-Mails, Blättern, Telefonen und der manuellen Zuordnung von Rechnungen zu Projekten. Die größte Herausforderung bestand darin, den Status, die Kosten, die verantwortliche Person und die Bereitschaft des Dokuments, bei Comarch Optima zu behandeln, zu kontrollieren.
Indikative Werte. Die tatsächlichen Ergebnisse hängen von der Anzahl der Dokumente, dem aktuellen Prozess, der Datenqualität und dem Umfang der Integration ab.
Der Modellkunden hat mehrere Investitionen zur gleichen Zeit. Jede Konstruktion erzeugt Kosten für Materialien, Subunternehmer-Dienstleistungen, Transport, Ausrüstungsmiete, technische Einkäufe und Verwaltungskosten.
Die größte Herausforderung besteht nicht nur darin, die Rechnung zu veröffentlichen, sondern zu bestimmen, für welche Konstruktion die Kosten gelten, wer sie annehmen sollte, ob das Dokument mit der Bestellung übereinstimmt und ob die Buchhaltung alle Informationen zur Zuordnung hat.
Vor der Umsetzung basierte der Prozess auf mehreren Kommunikationskanälen: E-Mails, Tabellen, Telefone und manuelle Beschreibung von Dokumenten. Jede Unklarheit stoppte die Rechnung und erforderte eine zusätzliche Bestimmung.
Dokumente gehen an verschiedene Felder, Ordner und Blätter. Es ist schwierig schnell zu bestimmen, welche Rechnungen neu, akzeptiert oder im Prozess stecken.
Die Kosten müssen mit Bau, Bestellung oder MPK verbunden sein. Ohne gängige Wörterbücher ist es leicht, die Beschreibung unvollständig zu machen oder das Dokument zur Korrektur zurückzugeben.
Der Projektmanager erhält Fragen per E-Mail oder Telefon, und die Buchhaltung sieht nicht, wo genau das Dokument aufgehört hat.
Akzeptanzen, Korrekturen und Kommentare sind über die Botschaften verteilt. Im Laufe der Zeit ist es schwierig zu rekonstruieren, wer die Entscheidung getroffen hat und warum.
Eine Rechnung kann mehrere Baustellen abdecken. Ohne Validierung von Summen und Verteilungsgeschichte steigt das Risiko von Mehrdeutigkeit bei der Zuteilung.
Die Buchhaltung erhält Dokumente mit einer fehlenden Beschreibung, einem unvollständigen Projekt oder ohne Bestätigung durch die verantwortliche Person.
Designkosten sind nur nach manueller Datenerfassung sichtbar. Das Management hat keine aktuelle Sicht auf noch ausstehende Rechnungen.
Tabellenkalkulationen helfen am Anfang, aber wenn es eine größere Anzahl von Dokumenten gibt, machen sie es schwierig, Versionen, Status und Verantwortlichkeiten zu kontrollieren.
Klicken Sie auf einen Schritt, um die verantwortliche Rolle, ungefähre Zeit und Schrittbeschreibung zu sehen. Die Animation ist ruhig und zeigt die Logik des Prozesses, nicht die garantierte Servicezeit.
Das Dokument wird mit Basisdaten und Herkunft in das Rechnungsregister eingetragen.
Die Anwendung fungiert als operative Ebene zwischen KSeF, Business Usern und dem Buchhaltungssystem. Sie ersetzt nicht Comarch Optima, sondern organisiert die Phase vor der Buchhaltung: Dokumentbeschreibung, Genehmigungen, Historie, Kostenteilung und Datenvorbereitung.
Der Rechner zeigt eine ungefähre Zeitmenge an, die durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten zurückgewonnen werden kann. Dies ist kein garantiertes finanzielles Ergebnis.
Beispiel: 800 Rechnungen × 5 Min. Einsparungen auf der Rechnung geben ca. 66,7 Der tatsächliche Effekt hängt von Prozess, Integration und Teamarbeit ab.
Comarch Optima bleibt ein Buchhaltungssystem oder ERP. Die spezielle SmartCodeIT-Anwendung kann als operative Ebene fungieren, in der Benutzer die Rechnung beschreiben, die Kosten akzeptieren und das Dokument für die Buchhaltung vorbereiten.
Das System bereitet Daten in einem strukturierten Format vor und führt sie ein oder transkribiert eine begrenzte Bandbreite von Informationen.
Daten gehen zu Swap-Dateien, einer Zwischendatenbank oder einer Import-Warteschlange, wodurch manuelle Operationen reduziert werden.
Das System kommuniziert mit ERP über API oder einen dedizierten Steckverbinder, wenn die Umgebung und die technischen Anforderungen es erlauben.
| Bereich | Vor der Umsetzung | Nach der Systemimplementierung | Wie man misst |
|---|---|---|---|
| Status der Rechnungsstellung | E-Mail / Excel / telefonische Anfragen | Ein Status im System | Anzahl der Rechnungen ohne Status |
| Annahmezeit | Ein paar Tage und manuelle Erinnerungen | Kürzerer, kontrollierter Workflow | Durchschnittliche Zeit von Eingang bis Annahme |
| Projektbeschreibung | Handbuch, oft unvollständig | Erforderliche Felder und Wörterbücher | Anzahl der zum Abschluss umgedrehten Rechnungen |
| Kostenzuweisung | Ergebnisse außerhalb des Systems | Betrag oder prozentuale Teilung in der Anmeldung | Anzahl der geteilten Rechnungen |
| Rechnungswesen | Nach Mängeln fragen | Dokumente mit vollständigen Daten | Anzahl der Anfragen an die Dienststellen |
| Berichterstattung | Manuelle Berichte | Projektkosten Dashboard | Vorbereitungszeit des Berichts |
Im Rechnungsumlauf bedeutet Sicherheit, Dateien zu schützen, aber auch zu kontrollieren, wer das Dokument sehen kann, die Kosten akzeptieren, Buchungsdaten ändern oder den Export starten kann.
Diese Fallstudie stellt ein anonymisiertes, Modellimplementierungsszenario vor, das auf den typischen Bedürfnissen von Bau- und Designunternehmen basiert. Sie enthält keine Kundennamen, Finanzdaten oder Informationen zur Identifizierung einer bestimmten Organisation. Alle Indikatoren und Berechnungen sind indikativ und sollten bei der Vorimplementierungsanalyse bestätigt werden.
Der wichtigste Unterschied ist nicht die Technologie selbst. Das Team bewegt sich von manuellen Arrangements, Blättern und Nachrichten zu einem Prozess mit klaren Status, Inputs, Case Ownership und einem Ort, um Ausnahmen zu überprüfen.
Der Umfang der Module kann auf MVP eingeengt oder nach dem Testen mit Anwendern in späteren Phasen erweitert werden.
Die Rechnungen warten, nach Ablauf der Frist und bis zum Erlass.
Zentralregister der Rechnungen mit Daten der Gegenpartei, Betrag und Quelle.
Kontrolle der akzeptierten und wartenden Kosten für Gebäude.
Verknüpfung der Rechnung mit einer früheren Auftrags- und Quotenkontrolle.
Panel-Projektmanager mit Vorschau, Kommentar und Entscheidung.
Das Buchhaltungsgremium für Kostenteilung und Exporte nach Optima.
Kostenberichte, Annahmefristen und Belastung von Personen.
Verwaltung von Benutzern, Rollen, Wörterbüchern und Integrationen.
Wir kartieren den aktuellen Arbeitsverlauf, Datenquellen, Rollen, Ausnahmen und Ort des manuellen Kopierens.
Wir legen Status, Regeln, menschliche Verantwortung, Eingabedaten, Integrationen und Aufnahmekriterien fest.
Wir zeigen das erste Layout von Bildschirmen, Modulen und Flow, bevor der komplette Implementierungsbereich erstellt wird.
Wir bauen den wichtigsten Teil des Systems auf, der auf aktuellen Kundendaten getestet werden kann.
Wir kombinieren die Anwendung mit API, Austauschdateien, Datenbanken, Buchhaltungssysteme, CRM, BI oder Automatisierung.
Nach den Tests starten wir die Produktion, überwachen den Prozess und planen weitere Module.
In einem ähnlichen Projekt müssen automatische Schritte von menschlichen Entscheidungen getrennt werden. Dadurch hilft das System, manuelle Arbeit zu reduzieren, aber versteckt nicht Fehler, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten.
Bestimmen Sie, welche Daten primär sind und wie wir mit fehlenden Daten, Duplikaten und Inkonsistenzen umgehen.
Jeder Fall sollte eine Bühne, eine verantwortliche Person und einen klaren Moment der Reaktion haben.
Integrations-, Import-, KI- oder Automatisierungsfehler sollten im Dashboard oder Bericht sichtbar sein.
Hochrisikoschritte, Finanzdokumente und strittige Entscheidungen bedürfen der menschlichen Zustimmung.
Nein.In den meisten Fällen ergänzt es Comarch Optima und unterstützt den Betrieb vor der Buchung: Akzeptanz, Designzuweisung, Status, Workflow und Kostenkontrolle.
Ja. Der sicherste Startpunkt ist der Import von Rechnungen, die dem Projekt, der Annahme und der Buchhaltung zugeordnet werden. OCR, AI und Berichte können später hinzugefügt werden.
Ja. Die Anwendung kann lokal, auf VPS oder in der Cloud arbeiten. Die Entscheidung hängt von Sicherheitspolitik, Infrastruktur und Integration ab.
Ja, das System kann bereit sein, Daten von KSeF gemäß den Anforderungen des Kundenprozesses herunterzuladen oder zu unterstützen.
Ja. Die Rechnung kann nach Prozentsätzen oder Quoten zwischen mehreren Projekten aufgeschlüsselt werden, wenn der Buchhaltungsprozess des Kunden dies vorsieht.
SmartCodeIT kann Ihnen helfen, Ihren Prozess zu gestalten, MVP vorzubereiten und eine auf Ihre Organisation zugeschnittene Anwendung zu implementieren. Wir beginnen mit einem kurzen Gespräch über Daten, Werkzeuge, Ausnahmen und Geschäftszweck.