System do obsługi faktur kosztowych: import z KSeF, przypisanie do projektu, akceptacja kierownika, podział kosztów i przygotowanie danych do Comarch Optima.
Firma realizująca wiele projektów budowlanych potrzebowała uporządkować proces od wpływu faktury z KSeF, przez przypisanie kosztu do budowy, aż po akceptację kierownika projektu i przekazanie dokumentu do księgowości.
Proces opierał się na e-mailach, arkuszach, telefonach i ręcznym przypisywaniu faktur do projektów. Największym wyzwaniem była kontrola statusu, kosztu, osoby odpowiedzialnej i gotowości dokumentu do obsługi w Comarch Optima.
Wartości orientacyjne. Rzeczywiste efekty zależą od liczby dokumentów, obecnego procesu, jakości danych i zakresu integracji.
Modelowy klient prowadzi jednocześnie wiele inwestycji. Każda budowa generuje koszty materiałów, usług podwykonawców, transportu, wynajmu sprzętu, zakupów technicznych i kosztów administracyjnych.
Największym wyzwaniem nie jest samo zaksięgowanie faktury, ale ustalenie, której budowy dotyczy koszt, kto powinien go zaakceptować, czy dokument zgadza się z zamówieniem i czy księgowość ma komplet informacji do dekretacji.
Przed wdrożeniem proces opierał się na wielu kanałach komunikacji: e-mailach, arkuszach, telefonach i ręcznym opisie dokumentów. Każda niejasność zatrzymywała fakturę i wymagała dodatkowego ustalenia.
Dokumenty trafiają do różnych skrzynek, folderów i arkuszy. Trudno szybko ustalić, które faktury są nowe, zaakceptowane albo zatrzymane w procesie.
Koszt trzeba powiązać z budową, zamówieniem lub MPK. Bez wspólnych słowników łatwo o niepełny opis albo powrót dokumentu do poprawy.
Kierownik projektu dostaje pytania e-mailem lub telefonicznie, a księgowość nie widzi, gdzie dokładnie zatrzymał się dokument.
Akceptacje, korekty i komentarze są rozproszone w wiadomościach. Po czasie trudno odtworzyć, kto podjął decyzję i dlaczego.
Jedna faktura może dotyczyć kilku budów. Bez walidacji sum i historii podziału rośnie ryzyko niejasności przy dekretacji.
Księgowość otrzymuje dokumenty z brakującym opisem, niepełnym projektem lub bez potwierdzenia osoby odpowiedzialnej.
Koszty projektowe są widoczne dopiero po ręcznym zebraniu danych. Zarząd nie ma bieżącego widoku faktur oczekujących.
Arkusze pomagają na początku, ale przy większej liczbie dokumentów utrudniają kontrolę wersji, statusów i odpowiedzialności.
Kliknij etap, aby zobaczyć odpowiedzialną rolę, orientacyjny czas i opis kroku. Animacja jest spokojna i pokazuje logikę procesu, a nie gwarantowany czas obsługi.
Dokument trafia do rejestru faktur z podstawowymi danymi i źródłem pochodzenia.
Aplikacja działa jako warstwa operacyjna między KSeF, użytkownikami biznesowymi i systemem księgowym. Nie zastępuje Comarch Optima, tylko porządkuje etap przed księgowaniem: opis dokumentu, akceptacje, historię, split kosztów i przygotowanie danych.
Kalkulator pokazuje orientacyjną wartość czasu, który można odzyskać dzięki ograniczeniu ręcznych czynności. To nie jest gwarantowany wynik finansowy.
Przykład: 800 faktur × 5 min oszczędności na fakturze daje około 66,7 godzin miesięcznie. Rzeczywisty efekt zależy od procesu, integracji i pracy zespołu.
Comarch Optima pozostaje systemem księgowym lub ERP. Dedykowana aplikacja SmartCodeIT może pełnić rolę warstwy operacyjnej, w której użytkownicy opisują fakturę, akceptują koszt i przygotowują dokument do księgowości.
System przygotowuje dane w uporządkowanym formacie, a księgowość importuje je lub przepisuje ograniczony zakres informacji.
Dane trafiają do plików wymiany, bazy pośredniej albo kolejki importu, co ogranicza liczbę ręcznych operacji.
System komunikuje się z ERP przez API lub dedykowany konektor, jeżeli środowisko klienta i wymagania techniczne na to pozwalają.
| Obszar | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu systemu | Jak mierzyć |
|---|---|---|---|
| Status faktury | E-mail / Excel / pytania telefoniczne | Jeden status w systemie | Liczba faktur bez statusu |
| Czas akceptacji | Kilka dni i ręczne przypomnienia | Krótszy, kontrolowany workflow | Średni czas od wpływu do akceptacji |
| Opis projektu | Ręczny, często niepełny | Wymagane pola i słowniki | Liczba faktur cofniętych do uzupełnienia |
| Podział kosztów | Ustalenia poza systemem | Podział kwotowy lub procentowy w aplikacji | Liczba faktur splitowanych |
| Praca księgowości | Dopytywanie o braki | Dokumenty z kompletem danych | Liczba zapytań do działów |
| Raportowanie | Ręczne zestawienia | Dashboard kosztów projektowych | Czas przygotowania raportu |
W obiegu faktur bezpieczeństwo oznacza ochronę plików, ale też kontrolę tego, kto może zobaczyć dokument, zaakceptować koszt, zmienić dane dekretacyjne albo uruchomić eksport.
Ten case study przedstawia anonimizowany, modelowy scenariusz wdrożenia oparty na typowych potrzebach firm budowlanych i projektowych. Nie zawiera nazw klientów, danych finansowych ani informacji identyfikujących konkretną organizację. Wszystkie wskaźniki i kalkulacje mają charakter orientacyjny i powinny zostać potwierdzone podczas analizy przedwdrożeniowej.
Najważniejsza różnica nie polega na samej technologii. Zespół przechodzi z ręcznych ustaleń, arkuszy i wiadomości do procesu z jasnymi statusami, danymi wejściowymi, właścicielem sprawy i miejscem kontroli wyjątków.
Zakres modułów można zawęzić do MVP lub rozbudować w kolejnych etapach po testach z użytkownikami.
Widok faktur oczekujących, po terminie i do dekretacji.
Centralny rejestr faktur z danymi kontrahenta, kwotą i źródłem.
Kontrola kosztów zaakceptowanych i oczekujących dla budów.
Powiązanie faktury z wcześniejszym zamówieniem i kontrolą kwot.
Panel kierownika projektu z podglądem, komentarzem i decyzją.
Panel księgowości do podziału kosztów i eksportu do Optimy.
Raporty kosztów, terminów akceptacji i obciążenia osób.
Administracja użytkownikami, rolami, słownikami i integracjami.
Mapujemy obecny przebieg pracy, źródła danych, role, wyjątki oraz miejsca ręcznego przepisywania.
Ustalamy statusy, reguły, odpowiedzialność człowieka, dane wejściowe, integracje i kryteria odbioru.
Pokazujemy pierwszy układ ekranów, modułów i przepływu, zanim powstanie pełny zakres wdrożenia.
Budujemy najważniejszy fragment systemu, który można przetestować na rzeczywistych danych klienta.
Łączymy aplikację z API, plikami wymiany, bazami danych, systemami księgowymi, CRM, BI lub automatyzacją.
Po testach uruchamiamy produkcję, monitorujemy proces i planujemy kolejne moduły.
W każdym podobnym projekcie trzeba oddzielić automatyczne kroki od decyzji człowieka. Dzięki temu system pomaga ograniczać ręczną pracę, ale nie ukrywa błędów, wyjątków i odpowiedzialności.
Ustalenie, które dane są nadrzędne i jak obsługujemy braki, duplikaty oraz niespójności.
Każda sprawa powinna mieć etap, osobę odpowiedzialną i jasny moment reakcji.
Błędy integracji, importu, AI albo automatyzacji powinny być widoczne w panelu lub raporcie.
Kroki wysokiego ryzyka, dokumenty finansowe i decyzje sporne wymagają zatwierdzenia człowieka.
Nie. W większości przypadków uzupełnia Comarch Optima i obsługuje proces operacyjny przed księgowaniem: akceptacje, przypisania projektowe, statusy, workflow i kontrolę kosztów.
Tak. Najbezpieczniej zacząć od importu faktur, przypisania do projektu, akceptacji i panelu księgowości. OCR, AI i raporty można dodać później.
Tak. Aplikacja może działać lokalnie, na VPS lub w chmurze. Decyzja zależy od polityki bezpieczeństwa, infrastruktury i integracji.
Tak, system można przygotować do pobierania lub obsługi danych z KSeF zgodnie z wymaganiami procesu klienta.
Tak. Faktura może zostać rozbita procentowo lub kwotowo między kilka projektów, jeżeli proces księgowy klienta to przewiduje.
SmartCodeIT może pomóc zaprojektować proces, przygotować MVP i wdrożyć aplikację dopasowaną do Twojej organizacji. Zaczynamy od krótkiej rozmowy o danych, narzędziach, wyjątkach i celu biznesowym.