AI OCR porządkuje dokumenty z KSeF, e-maili, PDF, skanów i zdjęć: odczytuje pola, klasyfikuje typ dokumentu, sugeruje projekt lub kategorię kosztu i przekazuje wyjątki do człowieka.
Dział administracji i finansów odbiera dokumenty z wielu źródeł: KSeF, skrzynki e-mail, plików PDF, skanów, zdjęć, formularzy i folderów współdzielonych. Dokumenty dotyczą faktur, umów, zamówień, protokołów, not księgowych i załączników projektowych.
Pracownicy ręcznie rozpoznawali typ dokumentu, przepisywali dane, wybierali kategorię kosztu, wskazywali projekt lub MPK i decydowali, do kogo dokument powinien trafić. Przy większym wolumenie rosło ryzyko opóźnień, pomyłek, duplikatów i braku informacji, które dokumenty wymagają korekty.
Najważniejsza różnica nie polega na samej technologii. Zespół przechodzi z ręcznych ustaleń, arkuszy i wiadomości do procesu z jasnymi statusami, danymi wejściowymi, właścicielem sprawy i miejscem kontroli wyjątków.
Zakres modułów można zawęzić do MVP lub rozbudować w kolejnych etapach po testach z użytkownikami.
Centralny rejestr dokumentów z e-maila, plików, formularzy i ręcznego uploadu.
Odczyt pól, tabel, kwot, dat, kontrahentów i numerów dokumentów z kontrolą jakości.
Sugestia typu dokumentu, kategorii kosztu, projektu, MPK i kolejnego kroku procesu.
Panel człowieka do zatwierdzania odczytu, korekty pól i decyzji przy niskiej pewności.
Statusy, właściciel sprawy, komentarze, akceptacje i ślad audytowy dokumentu.
Przekazanie danych do ERP, księgowości, BI lub arkusza oraz raport jakości procesu.
Sprawdzamy typy dokumentów, źródła, wolumen, jakość skanów, wymagane pola i decyzje, których AI nie powinno podejmować samodzielnie.
Definiujemy pola, statusy, poziomy pewności, wyjątki, role i momenty obowiązkowej kontroli człowieka.
Testujemy odczyt na próbkach dokumentów i określamy, które pola da się automatyzować, a które wymagają walidacji.
Dodajemy klasyfikację, sugestie kategorii i logikę przekazywania niskiej pewności do kolejki weryfikacji.
Łączymy proces z ERP, księgowością, e-mailem, folderami lub dashboardem przez API, webhooki albo eksport.
Mierzymy dokładność odczytu, liczbę korekt, błędy klasyfikacji, czas obsługi i najczęstsze wyjątki.
W każdym podobnym projekcie trzeba oddzielić automatyczne kroki od decyzji człowieka. Dzięki temu system pomaga ograniczać ręczną pracę, ale nie ukrywa błędów, wyjątków i odpowiedzialności.
Ustalenie, które dane są nadrzędne i jak obsługujemy braki, duplikaty oraz niespójności.
Każda sprawa powinna mieć etap, osobę odpowiedzialną i jasny moment reakcji.
Błędy integracji, importu, AI albo automatyzacji powinny być widoczne w panelu lub raporcie.
Kroki wysokiego ryzyka, dokumenty finansowe i decyzje sporne wymagają zatwierdzenia człowieka.
W procesach finansowych rekomendujemy kontrolę człowieka dla decyzji księgowych, korekt, niskiej pewności i wyjątków. AI może sugerować klasyfikację i przygotować dane, ale decyzje wysokiego ryzyka powinny być zatwierdzane.
Tak, ale jakość zależy od rozdzielczości, oświetlenia, układu dokumentu i czytelności. Przed wyceną warto sprawdzić próbkę dokumentów i ustalić akceptowalny poziom korekt.
Można zapisywać korekty i wykorzystywać je do poprawiania reguł, słowników, promptów, klasyfikacji albo przyszłego modelu. Wymaga to kontroli jakości i jasnych zasad użycia danych.
Tak. Dane można przekazywać przez API, webhook, CSV lub plik wymiany. Zakres zależy od możliwości ERP i wymaganych pól.
Najpierw od audytu typów dokumentów i próbki plików. Potem warto wdrożyć MVP dla 2-3 najczęstszych typów dokumentów i dopiero po pomiarze jakości rozwijać kolejne klasy.
SmartCodeIT może pomóc zaprojektować proces, przygotować MVP i wdrożyć aplikację dopasowaną do Twojej organizacji. Zaczynamy od krótkiej rozmowy o danych, narzędziach, wyjątkach i celu biznesowym.