Wir bauen Systeme und Integrationen auf, die die Rechnungslegung technisch unterstützen, ohne Steuerentscheidungen vom Buchhalter wegzunehmen.
Wir entwerfen Automatisierungen und Integrationen, die die Zirkulation von Rechnungen, Kostendokumenten, Zahlungen, Genehmigungen, Mahnungen und Daten für die Buchhaltung organisieren. Wir helfen Unternehmen, Prozesse für KSeF vorzubereiten, manuelle Datenrückgabe zu reduzieren, das Dokumentenarchiv zu strukturieren und Rechnungen, CRM, Zahlungen, das Buchhaltungssystem, OCR, E-Mail und Berichte in einen kontrollierten Workflow zu verbinden.
Technische Unterstützung für die Buchhaltung, ohne steuerliche Entscheidungen des Systems.
Rechnungsautomatisierung und KSeF ist die technische Organisation der Rechnungsumlauf, Kostendokumente, Zahlungen, Genehmigungen, Archiv und Daten an die Buchhaltung übergeben. Ziel ist es nicht, den Buchhalter zu ersetzen, sondern manuelle Arbeit, Fehler, verlorene Dokumente und Chaos in Status zu reduzieren.
Das System kann Dokumente aus E-Mail, einem Formular, einem Ordner oder einem Panel abrufen, Daten über OCR lesen, Rechnungen einem Client, Projekt oder einer Kategorie zuweisen, Freigabe auslösen, Status verfolgen, an Zahlungen erinnern, Datenexport vorbereiten und die Integration mit dem Buchhaltungssystem oder KSeF unterstützen.
Steuerentscheidungen, Auslegungen der Rechnungslegung und die Verantwortung für die Abrechnung bleiben beim Buchhalter, der Buchhaltungsstelle, dem Steuerberater oder der verantwortlichen Person im Unternehmen.
Das System unterstützt den Prozess, aber ein Mensch genehmigt noch Entscheidungen, die Buchhaltung oder Steuerverantwortung erfordern.
KSeF ändert, wie mit Rechnungen gearbeitet wird. Für viele Unternehmen ist die größte Herausforderung nicht nur die Ausgabe der Rechnung selbst, sondern der gesamte Prozess rund um das Dokument: Abrufen, Status, Genehmigung, Archiv, Verknüpfung mit einem Kunden oder Projekt, Übertragung auf Buchhaltung, Zahlungskontrolle und Reporting.
Wir helfen bei der Organisation von Rechnungsquellen, der Verantwortung für die Freigabe, der Statussichtbarkeit, der Verknüpfung des Dokuments mit einem Kunden oder Projekt, der Weitergabe von Daten mit der Buchhaltung, der Tätigkeitsgeschichte und dem Umgang mit fehlenden Dokumenten.
SmartCodeIT unterstützt die technische Prozessvorbereitung, Integrationen und Automatisierungen. Der steuerliche, buchhalterische und interpretative Anwendungsbereich sollte mit dem Buchhalter, der Buchhaltung oder dem Steuerberater vereinbart werden.
Bei KSeF geht es nicht nur um das Versenden einer Rechnung, sondern auch um einen breiteren Dokumenten-Workflow.
Dieser Service ist am wichtigsten, wenn ein Unternehmen viele Rechnungen, Kostendokumente, Zahlungen oder Interaktionen mit der Buchhaltung hat, und der Prozess basiert immer noch auf manueller Dateneingabe.
Dokumente gehen an mehrere Personen und es ist schwer zu überprüfen, was bereits verarbeitet wurde.
Rechnungsdaten werden in Tabellen, Register und das Buchhaltungssystem kopiert.
Es ist unklar, wer das Dokument genehmigen soll und in welchem Stadium sich die Rechnung befindet.
Kostenrechnungen verbleiben in E-Mails, Ordnern oder privaten Nachrichten.
Die Fälligkeitsdaten werden in einem Kalender, einer Tabellenkalkulation oder im Teamspeicher überwacht.
Accounting erhält ein Dokument ohne Kategorie, Status, Projekt oder mit fehlenden Feldern.
Dokumente haben keinen einzigen Ort, keine Geschichte oder keinen einfachen Suchpfad.
Der Manager sieht Kosten und Zahlungen erst nach manueller Datenabstimmung.
Das Unternehmen will den Prozess vorbereiten, Rechnungen und Status sind aber immer noch verstreut.
Für Unternehmen, die Rechnungen, Zahlungen, Kostendokumente und Kommunikation mit dem Buchhalter organisieren wollen, ohne einen großen ERP zu implementieren.
Beispiele: Dokumentenfeld, Rechnungsstatus, Archiv, Export für den Buchhalter, ErinnerungenFür Unternehmen, die Angebote, Rechnungen, Verträge und Dokumente in Verbindung mit Kunden, Projekten oder Jobs ausgeben.
Beispiele: Rechnung an Kunden, Zahlungsstatus, Projektunterlagen, Mahnungen, ForderungsberichtFür Geschäfte und Handelsunternehmen, die Aufträge, Zahlungen, Rechnungen, Lager und Buchhaltung verbinden wollen.
Beispiele: auftrag -> rechnung, zahlung -> status, rechnung -> archiv, speicher -> rechnungFür Firmen, die Dokumente von Kunden, fehlende Statusnummern, Erinnerungen und Datenübergabe besser organisieren wollen.
Beispiele: Client-Panel, Liste der fehlenden Elemente, Dokumentstatus, automatische Erinnerungen, ArchivFür Organisationen, bei denen Rechnungen von Managern, Abteilungen oder Projekten genehmigt werden müssen.
Beispiele: Freigabe-Workflow, Rollen, Mengenschwellen, Status, AktivitätshistorieFür Unternehmen, die die Ausgabe, Entgegennahme, Archivierung und Steuerung von Rechnungen technisch organisieren wollen.
Beispiele: KSeF Integration, Dokumentenstatus, Rechnungszuweisung, Export, ÜberwachungWeniger manuelle Retypisierung von Daten und bessere Kontrolle der Kostendokumente.
Schnellere Rechnungsstellung und bessere Kontrolle der Zahlungen.
Bessere technische Bereitschaft zur Arbeit mit strukturierten Rechnungen.
Weniger manuelle Dateneingabe aus Dokumenten.
Klare Verantwortung und Genehmigungshistorie für Dokumente.
Weniger manuelle Überwachung der Forderungen.
Ein Ort, um Dokumente zu kontrollieren, anstatt E-Mails und Ordner.
Weniger unvollständige Datensätze und schnellere Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
Weniger E-Mails, weniger fehlende Dokumente und bessere Kommunikation mit Bürokunden.
Bessere Sichtbarkeit von Kosten, Forderungen und Verbindlichkeiten.
Weniger manuelle Retypisierung von Daten und bessere Kontrolle der Kostendokumente.
Schnellere Rechnungsstellung und bessere Kontrolle der Zahlungen.
Bessere technische Bereitschaft zur Arbeit mit strukturierten Rechnungen.
Weniger manuelle Dateneingabe aus Dokumenten.
Klare Verantwortung und Genehmigungshistorie für Dokumente.
Weniger manuelle Überwachung der Forderungen.
Ein Ort, um Dokumente zu kontrollieren, anstatt E-Mails und Ordner.
Weniger unvollständige Datensätze und schnellere Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
Weniger E-Mails, weniger fehlende Dokumente und bessere Kommunikation mit Bürokunden.
Bessere Sichtbarkeit von Kosten, Forderungen und Verbindlichkeiten.
Wir berücksichtigen Dokumentenquellen, Kategorien, Rechnungsstatus, Rollen und Berechtigungen, Freigaben, Mengenschwellen, Verknüpfung des Dokuments mit einem Client, Projekt oder Auftrag, OCR, Validierung, Export, Integrationen, Protokolle, Archiv, Alarme und Dashboards.
Nicht jedes Unternehmen braucht die gleiche Implementierung. Manchmal reicht es aus, Kostenrechnungen und Zahlungserinnerungen zu organisieren. Manchmal ist die Hauptanforderung die Integration mit KSeF. In anderen Fällen ist ein Dokumentenpanel, ein Freigabe-Workflow oder die Integration mehrerer Systeme erforderlich.
für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Dokumenten
für Unternehmen, die ihren Prozess für KSeF vorbereiten
für Unternehmen mit vielen Abteilungen
für Unternehmen und Buchhaltungsbüros
für größere Organisationen
Rechnungen und Finanzdokumente enthalten geschäftsrelevante Daten, so dass das System klare Rollen, Berechtigungen, Aktivitätsgeschichte und Zugriffskontrolle haben sollte. Automatisierung sollte nicht mangelnde Kontrolle bedeuten. Es sollte eine bessere Sichtbarkeit in das, was mit einem Dokument geschieht, bieten.
Automatisierung kann die Arbeit beschleunigen, aber Finanzdokumente sollten menschliche Kontrolle haben, wo Genehmigung oder Buchhaltung Verantwortung erforderlich ist.
Nettopreise. Das endgültige Angebot hängt von der Anzahl der Dokumente, Datenquellen, Integrationen, OCR, Freigabe-Workflow, KSeF-Scope, Buchhaltungssystem, Rollen, Berichte und Sicherheitsanforderungen ab. Kosten für externe Tools, Hosting, OCR, KI-Modelle, Buchhaltungssysteme und bezahlte API können separat berechnet werden.
Für Unternehmen, die sich technologisch auf KSeF vorbereiten oder Rechnungen, Zahlungen, Kostendokumente und die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung organisieren wollen.
Für Unternehmen, die schnell einen einfachen Dokumentenprozess organisieren wollen, z.B. den Erhalt von Kostenrechnungen oder Zahlungserinnerungen.
Beispiele: E-Mail-Rechnung -> Ordner -> Status, Zahlungserinnerung, einfaches RechnungsregisterFür Unternehmen, die viele PDF-Rechnungen, Scans oder Kostendokumente erhalten und manuelle Retyping- und Organisationsstatus reduzieren wollen.
Für Unternehmen, die einen vollständigeren Rechnungsabwicklungsprozess benötigen: Status, Rollen, Genehmigungen, Erinnerungen, Archiv und Export für die Buchhaltung.
Für Unternehmen, die den Rechnungsstellungsprozess verbinden wollen, KSEF, Buchhaltungssystem, CRM, Geschäft, Zahlungen oder Firmenpanel.
Für Unternehmen oder Buchhaltungsbüros, die ein spezielles Panel für Dokumente, Status, Genehmigungen, Knappheitslisten, Exporte, Rollen und Berichte benötigen.
Für Unternehmen, in denen Rechnungsworkflow, KSEF, Zahlungen, Genehmigungen, Dokumente und Berichte operativ kritisch sind und viele Abteilungen, Systeme oder Kunden abdecken.
Für Unternehmen, die die Buchhaltungsautomatisierung stufenweise entwickeln wollen und kontinuierlichen technischen Support haben.
Nettopreise. Das endgültige Angebot hängt von der Anzahl der Dokumente, Datenquellen, Integrationen, OCR, Genehmigungen, KSEF, Berichten und Sicherheitsanforderungen ab.
| Verpackung | Ausgangspreis | Zeit | OCR | KSEF | Freigabe | Panel | Integrationen | Unterstützung | Für wen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Prüfung | 439 € | 3-7 Tage | Analysieren | Analysieren | Analysieren | Nein | Empfehlungen | Plan | Unternehmen vor einer Entscheidung |
| Dokumente starten | 1.595 € | 1-2 Wochen | optional | Nein | Grund | Einfaches Register | einfach | 14 Tage | Erstes Verfahren |
| Rechnung OCR | 3.445 € | 2–5 Wochen | ja | optional | einfach | optional | Ausfuhr | 30 Tage | Kostenunterlagen |
| Rechnungsworkflow | 5.756 € | 4-8 Wochen | optional | optional | ja | optional | eksport/API | 45 Tage | Genehmigungsverfahren |
| Integration von KSeF | 8.068 € | 6-10 Wochen | optional | ja | optional | optional | ja | 45 Tage | KSeF und Systeme |
| Dokumentenpanel | 11.536 € | 8-12 Wochen | ja | optional | ja | ja | ja | individuell | Unternehmen und Büros |
| Unternehmen | 20.783 € | ab 12 Wochen | ja | ja | ja | ja | mehrere APIs | SLA | größere Organisationen |
| Betreuung | 347 €/Monat | Laufend | Entwicklung | Entwicklung | Entwicklung | Entwicklung | nach Bedarf | Laufend | bestehende Umsetzungen |
Der Endpreis hängt von der Anzahl der Dokumente, Datenquellen, Integrationen, Sicherheitsanforderungen und KSeF Service-Scope ab.
Das Quiz hilft, die Richtung der Konversation auszuwählen: Document Start, Invoice OCR, Invoice Workflow, KSeF Integration, Document Panel oder Enterprise.
Wir bestimmen, ob die Priorität ist KSeF, Kosten Rechnungen, OCR, Genehmigung, Zahlungen, Dokumentenpanel, Export für Buchhaltung oder Systemintegration.
Wir prüfen, woher Dokumente kommen, wer sie genehmigt, wohin sie gehen, welche Statusstufen benötigt werden und wie die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung funktioniert.
Wir analysieren das Rechnungswesen, Rechnungswesen, CRM, Store, Zahlungen, E-Mail, Ordner, API und Integrationsoptionen mit KSeF oder einem System, das KSeF unterstützt.
Wir entwerfen Dokumentenworkflow, Status, Rollen, Freigaben, Mahnungen, Exporte, Berichte und Checkpoints für menschliche Kontrolle.
Wir konfigurieren OCR, Integrationen, Status, Archiv, Benachrichtigungen, Exporte, Dashboards und Fehlerbehandlungsregeln.
Wir testen den Betrieb an Beispieldokumenten, unterschiedlichen Rechnungstypen, fehlenden Daten, fehlerhaften Dateien, Duplikaten und Prozessausnahmen.
Wir starten den Prozess, trainieren das Team und zeigen, wie man Status überprüft, Dokumente genehmigt, mit Ausnahmen umgeht und Daten an die Buchhaltung weitergibt.
Nach der Implementierung analysieren wir Fehler, verbessern den Workflow, erweitern Berichte und passen den Prozess an Änderungen im Unternehmen oder in Systemen an.
Die tatsächlichen Ergebnisse hängen von der Anzahl der Dokumente, der Datenqualität, dem Implementierungsumfang und der Arbeitsweise des Teams ab.
weniger manuelle Dateneingabe
eindeutiger Status und verantwortliche Person
weniger unvollständige Datenpunkte
weniger manuelle Verfolgung von Fälligkeiten
Die Ergebnisse sind illustrativ. Tatsächliche Auswirkungen hängen von der Anzahl der Dokumente, Datenqualität, Implementierungsumfang und der Arbeitsweise des Teams ab.
Buchhaltung und KSeF-Automatisierung sollten bewertet werden, ob sie den Prozess strukturiert und die manuelle Arbeit reduziert, nicht nur, ob das System läuft.
Nicht jedes Unternehmen sollte sofort ein erweitertes Dokumentensystem oder KSeF-Integration erstellen. Wenn das Unternehmen nicht weiß, woher Dokumente kommen, wer sie genehmigt, welche Daten der Buchhalter benötigt, oder der Prozess jede Woche ändert, kann ein besserer Ausgangspunkt ein Audit, eine Prozesskarte oder ein einfacher MVP sein.
Dokumente wiederholen sich jeden Monat
Status ist klar
es ist klar, wer genehmigt
der Buchhalter die erforderlichen Daten definiert hat
Dokumente haben Quellen und Kategorien
das Ergebnis kann gemessen werden
der Prozess ist chaotisch
keine definierte Verantwortung
Keine Dokumentkategorien
Kein Quellsystem
Anforderungen ändern sich zu oft
Steuerentscheidungen müssten automatisch getroffen werden
Wir bauen keine Buchhaltungsautomatisierung, um den Buchhalter zu ersetzen. Wir bauen einen Prozess, der Dokumente, Status, Genehmigungen, Zahlungen und Daten organisiert, so dass Buchhaltung und das Firmenteam weniger manuelle Arbeit und mehr Kontrolle haben.
Zuerst organisieren wir Dokumentenzirkulation und Rechenschaftspflicht.
Wir wählen OCR, Integrationen, API, Panel oder Workflow, um dem tatsächlichen Bedarf gerecht zu werden.
Das Dokument hat einen Status, Eigentümer, Geschichte und Genehmigung Punkt.
Wir berücksichtigen Rollen, Berechtigungen, Protokolle, Archiv- und Datenzugriff.
Der Prozess kann mit KSeF, Berichten, Zahlungen, Client Panel und Integrationen erweitert werden.
Die Antworten beschreiben den technischen Umfang der Zusammenarbeit. Steuer- und Rechnungswesen sollten mit der für die Abwicklung verantwortlichen Person vereinbart werden.
Die einfachsten Implementierungen beginnen mit 1.595 € netto. OCR und der Kostenrechnungs-Workflow beginnen in der Regel mit 3.445 € netto. Ein vollständiger Rechnungs- und Freigabe-Workflow beginnt mit 5.756 € netto. KSeF und die Integration des Abrechnungssystems beginnen mit 8.068 € netto. Ein Dokumentenpanel beginnt mit 11.536 € netto und System-Level-Projekte von 20.783 € netto. Eine Rechnungsumlauf- und KSeF-Audit startet mit 439 € netto.
Ein einfacher Dokumentenprozess kann in 1–2 Wochen implementiert werden. OCR und Kostenrechnungs-Workflow erfordern in der Regel 2–5 Wochen. Ein Freigabe-Workflow oder KSeF Integration kann 4–10 Wochen erfordern. Ein erweitertes Dokumentenpanel oder Finanzdokumentsystem dauert in der Regel länger.
Nein. SmartCodeIT unterstützt die Rechnungslegung auf technischer Seite: Es automatisiert Dokumentenzirkulation, Integrationen, OCR, Statuses, Mahnungen, Exporte und Berichte. Steuerentscheidungen, Buchführungsklassifikation und die Verantwortung für Siedlungen bleiben beim Buchhalter, Buchhaltungsbüro, Steuerberater oder dem Verantwortlichen im Unternehmen.
Wir können technische Unterstützung bei der Entwicklung des Prozesses und der Integration mit KSeF oder einem Rechnungswesen-System, das KSeF unterstützt. Der Umfang hängt vom verwendeten System, dem verfügbaren APIs, wie Rechnungen ausgestellt und empfangen werden, und den Rechnungslegungsanforderungen des Unternehmens ab.
Ja. Wir können OCR implementieren, um Daten aus PDF-Rechnungen, Scans oder Fotos zu lesen. Es lohnt sich jedoch daran zu erinnern, dass OCR einen menschlichen Verifikationsschritt beinhalten sollte, insbesondere für Kostendokumente, Steuerdaten und Dokumente von geringer Qualität.
Ja. Wir können einen Freigabe-Workflow mit Rollen, Status, Mengenschwellen, Erinnerungen und Aktivitätshistorie entwerfen. So ist klar, wer das Dokument genehmigt hat, wann und in welchem Stadium die Rechnung ist.
Ja. Wir können interne Mahnungen, Warnungen über bevorstehende Fälligkeiten, Zahlungsstatus und Forderungen oder zahlbare Berichte durchführen. Botschaften an Kunden können automatisch versendet werden oder bedürfen der Zustimmung der Mitarbeiter.
Ja. Wir können eine CSV, XLSX-Export oder eine API-Integration vorbereiten, abhängig von den Bedürfnissen des Buchhalters und des Buchhaltungssystems. Der Datenumfang sollte mit dem Buchhalter oder der Buchhaltungsstelle vereinbart werden.
Ja. Wir können ein Panel erstellen, in dem Kunden Dokumente einreichen, Status einsehen, Erinnerungen an fehlende Gegenstände erhalten und die Buchhaltung Dokumente verwaltet, die Liste der fehlenden Dokumente und das Archiv.
Wir entwerfen Lösungen mit Rollen, Berechtigungen, Aktivitätsgeschichte, Protokollen, Archiv, Exportkontrolle und eingeschränktem Datenzugriff. Für Finanzdokumente ist es besonders wichtig, dass Daten nur für autorisierte Personen sichtbar sind.
Ja. Meistens empfehlen wir Ihnen, mit einem einzigen Prozess zu beginnen, z.B. Kostenrechnungen von E-Mail, OCR, ein einfaches Dokumentenregister, Zahlungserinnerungen oder Export für den Buchhalter. Nach Überprüfung der Ergebnisse kann der Prozess mit Genehmigungen, KSEF, einem Panel und Berichten erweitert werden.
Am besten ist es, eine Beschreibung des aktuellen Rechnungsumlaufs, Musterdokumente, eine Liste der verwendeten Systeme, Informationen über den Buchhalter oder die Buchhaltungsstelle, Dokumentenquellen, erforderlichen Status, Genehmigungen und erwartete Berichte vorzubereiten.
SmartCodeIT bietet technische Dienstleistungen im Zusammenhang mit Automatisierung, Integration und Dokumenten-Workflows. Wir bieten keine Steuerberatung oder Buchhaltung Dienstleistungen. Steuer-und Rechnungswesen Entscheidungen sollten von einem Buchhalter, Buchhaltung, Steuerberater, oder die Person, die in der Gesellschaft.
Basierend auf ein paar Sätzen werden wir eine Empfehlung erarbeiten: Rechnungsfluss-Audit, Dokument OCR, Genehmigungsprozess, KSeF-Integration, Dokumentenpanel, Export für den Buchhalter oder ein breiteres Finanzdokumentsystem.
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Wir automatisieren Rechnungs- und Buchhaltungsworkflows: KSeF, OCR, Kostenfreigaben, Zahlungserinnerungen und Reporting von Dokumentenstatus. SmartCodeIT beginnt mit dem Prozess, den Daten, den aktuellen Tools, den Risiken und der erwarteten ersten Phase. Erst dann wählen wir die Technologie, die Integration, den Umfang der Automatisierung und die Methode der menschlichen Steuerung aus.
Die Wirkung hängt von Datenqualität, Integration, Prozess, Umfang und Teamarbeit ab. Prozesse mit hohem Risiko erfordern menschliche Kontrolle, Protokolle und klare Verantwortlichkeiten.
Einige konkrete Sätze genügen, damit wir ein Audit, eine Automatisierung, einen KI-Agenten, eine Webanwendung oder eine Systemintegration empfehlen können.