Co automatyzujemy technicznie
- pobieranie faktur i dokumentów
- odczyt danych z PDF i skanów
- przypisywanie dokumentów
- statusy akceptacji
- przypomnienia o płatnościach
- archiwum
- eksport danych
- integracje API
- raporty i dashboardy
- powiadomienia dla zespołu
Automatyzacja księgowości i KSeF
Automatyzacja księgowości i KSeF
Tworzymy systemy i integracje wspierające księgowość technicznie, bez przejmowania decyzji podatkowych od księgowego.
Projektujemy automatyzacje i integracje, które porządkują obieg faktur, dokumentów kosztowych, płatności, akceptacji, przypomnień i danych dla księgowości. Pomagamy firmom przygotować procesy pod KSeF, ograniczyć ręczne przepisywanie danych, uporządkować archiwum dokumentów i połączyć faktury, CRM, płatności, system księgowy, OCR, e-mail i raporty w jeden kontrolowany workflow.
Kontrolowany obieg faktur i dokumentów
Faktury sprzedażoweFaktury kosztoweE-mailPDFOCRCRMSklepPłatności
SmartCodeIT Finance WorkflowWalidacja, akceptacja, statusy, role, logi i integracje
KSeFSystem księgowyArchiwumRaport płatnościPrzypomnieniaDashboardEksport dla księgowego
Faktura PDFOCRWalidacjaAkceptacjaArchiwumEksportStatus płatnościRaport
Techniczne wsparcie księgowości, bez decyzji podatkowych po stronie systemu.
Krótko o usłudze
Porządkujemy dokumenty, statusy i dane przekazywane do księgowości.
Automatyzacja księgowości i KSeF to techniczne uporządkowanie obiegu faktur, dokumentów kosztowych, płatności, akceptacji, archiwum i danych przekazywanych do księgowości. Celem nie jest zastąpienie księgowego, tylko ograniczenie ręcznej pracy, pomyłek, zagubionych dokumentów i chaosu w statusach.
System może pobierać dokumenty z e-maila, formularza, folderu lub panelu, odczytywać dane przez OCR, przypisywać faktury do klienta, projektu lub kategorii, uruchamiać akceptację, pilnować statusów, przypominać o płatnościach, przygotowywać eksport danych i wspierać integrację z systemem księgowym lub KSeF.
Decyzje podatkowe, interpretacje księgowe i odpowiedzialność za rozliczenia pozostają po stronie księgowego, biura rachunkowego, doradcy podatkowego lub osoby odpowiedzialnej w firmie.
Czego nie przejmujemy
- decyzji podatkowych
- interpretacji przepisów
- kwalifikacji kosztów bez księgowego
- odpowiedzialności za rozliczenia
- zastępowania biura rachunkowego
- automatycznych decyzji w sprawach spornych
- gwarancji poprawności merytorycznej dokumentu bez kontroli człowieka
System wspiera proces, ale człowiek nadal zatwierdza decyzje wymagające odpowiedzialności księgowej lub podatkowej.
KSeF w praktyce
KSeF jest częścią większego procesu obiegu dokumentów.
KSeF zmienia sposób pracy z fakturami. Dla wielu firm największym wyzwaniem nie jest tylko samo wystawienie faktury, ale cały proces wokół dokumentu: pobranie, status, akceptacja, archiwum, powiązanie z klientem lub projektem, przekazanie do księgowości, kontrola płatności i raportowanie.
Pomagamy uporządkować źródła faktur, odpowiedzialność za akceptację, widoczność statusu, powiązanie dokumentu z klientem lub projektem, przekazywanie danych do księgowości, historię działań i sposób obsługi brakujących dokumentów.
SmartCodeIT wspiera techniczne przygotowanie procesu, integracje i automatyzacje. Zakres podatkowy, księgowy i interpretacyjny powinien być uzgodniony z księgowym, biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.
KSeF jako element procesu
Wystawienie / odbiór fakturyKSeFSystem firmowyStatus dokumentuAkceptacjaKsięgowośćPłatnośćRaport
KSeF to nie tylko wysłanie faktury. To część większego procesu obiegu dokumentów.
Kiedy ma sens?
Gdy faktury, płatności i dokumenty nadal są w e-mailach, folderach i arkuszach.
Ta usługa ma największy sens, gdy firma ma dużo faktur, dokumentów kosztowych, płatności lub komunikacji z księgowością, a proces nadal opiera się na ręcznym przepisywaniu danych.
Faktury w wielu skrzynkach
Dokumenty trafiają do kilku osób i trudno sprawdzić, co już zostało obsłużone.
Ręczne przepisywanie danych
Dane z faktur są kopiowane do arkuszy, rejestrów i systemu księgowego.
Brak statusu akceptacji
Nie wiadomo, kto ma zatwierdzić dokument i na jakim etapie jest faktura.
Zagubione dokumenty
Faktury kosztowe zostają w mailach, folderach albo prywatnych wiadomościach.
Ręczne przypomnienia o płatności
Terminy są pilnowane w kalendarzu, arkuszu albo pamięci zespołu.
Niekompletne dane dla księgowego
Księgowość dostaje dokument bez kategorii, statusu, projektu albo brakujących pól.
Brak archiwum
Dokumenty nie mają jednego miejsca, historii i łatwej ścieżki odszukania.
Brak dashboardu kosztów
Manager widzi koszty i płatności dopiero po ręcznym zestawieniu danych.
Chaos przed KSeF
Firma chce przygotować proces, ale faktury i statusy nadal są rozproszone.
Dla kogo?
Projektujemy automatyzacje księgowe dla firm, handlu i biur rachunkowych.
Małe i średnie firmy
Dla firm, które chcą uporządkować faktury, płatności, dokumenty kosztowe i komunikację z księgowym bez wdrażania dużego ERP.
Przykłady: panel dokumentów, statusy faktur, archiwum, eksport dla księgowego, przypomnieniaFirmy usługowe
Dla firm, które wystawiają oferty, faktury, umowy i dokumenty powiązane z klientami, projektami lub zleceniami.
Przykłady: faktura do klienta, status płatności, dokumenty projektowe, przypomnienia, raport należnościE-commerce i handel
Dla sklepów i firm handlowych, które chcą połączyć zamówienia, płatności, faktury, magazyn i księgowość.
Przykłady: zamówienie -> faktura, płatność -> status, faktura -> archiwum, sklep -> księgowośćBiura rachunkowe
Dla biur, które chcą lepiej organizować dokumenty od klientów, statusy braków, przypomnienia i przekazywanie danych.
Przykłady: panel klienta, lista braków, status dokumentów, automatyczne przypomnienia, archiwumFirmy z wieloma działami
Dla organizacji, w których faktury muszą przechodzić przez akceptację managerów, działów lub projektów.
Przykłady: obieg akceptacji, role, progi kwotowe, statusy, historia działańFirmy przygotowujące proces pod KSeF
Dla firm, które chcą technicznie uporządkować wystawianie, odbieranie, archiwizację i kontrolę faktur.
Przykłady: integracja KSeF, statusy dokumentów, przypisanie faktur, eksport, monitoringAutomatyzacja księgowości i KSeFproces dokumentowy z rolami, statusami, archiwum i integracjami
Procesy
Co możemy zautomatyzować w obiegu faktur i dokumentów?
Faktury kosztowe
Obieg faktur kosztowych
Faktura e-mail/PDFOCRProjektAkceptacjaArchiwum
Mniej ręcznego przepisywania danych i lepsza kontrola dokumentów kosztowych.
- Dane wejściowe
- faktura PDF, skan, zdjęcie lub załącznik z e-maila
- Kontrola
- weryfikacja odczytu OCR i akceptacja dokumentu przed przekazaniem dalej
Faktury sprzedażowe
Faktury sprzedażowe i status płatności
Zamówienie / usługaFakturaWysyłkaStatus płatnościPrzypomnienie
Szybsze fakturowanie i lepsza kontrola płatności.
- Dane wejściowe
- zamówienie, usługa, dane klienta, płatność
- Kontrola
- zatwierdzenie danych faktury i komunikacji do klienta, jeśli proces tego wymaga
KSeF
Przygotowanie procesu pod KSeF
System fakturowyKSeFNumer KSeFStatusArchiwum
Lepsze przygotowanie techniczne do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.
- Dane wejściowe
- faktura sprzedażowa lub faktura odebrana z systemu obsługującego KSeF
- Kontrola
- zakres księgowy i podatkowy powinien zostać uzgodniony z księgowym
OCR
OCR faktur i dokumentów
PDF / skanOCROdczyt danychWeryfikacjaZapis
Mniej ręcznego wprowadzania danych z dokumentów.
- Dane wejściowe
- PDF, skany, zdjęcia dokumentów, pliki z folderu lub formularza
- Kontrola
- dane odczytane przez OCR warto zatwierdzić przed księgowaniem lub eksportem
Akceptacja
Akceptacja faktur
Nowa fakturaDziałManagerStatusKsięgowość
Jasna odpowiedzialność i historia akceptacji dokumentów.
- Dane wejściowe
- faktura, kwota, dział, projekt, osoba odpowiedzialna
- Kontrola
- decyzja akceptacyjna zostaje po stronie osoby uprawnionej
Płatności
Przypomnienia o płatnościach
Termin płatnościPrzypomnieniePonowienieStatusEskalacja
Mniej ręcznego pilnowania należności.
- Dane wejściowe
- termin płatności, kontrahent, kwota, status dokumentu
- Kontrola
- wiadomości do klienta mogą wymagać zatwierdzenia pracownika
Panel dokumentów
Panel dokumentów dla firmy
DokumentKategoriaStatusOdpowiedzialnyHistoria
Jedno miejsce do kontroli dokumentów, zamiast maili i folderów.
- Dane wejściowe
- faktury, umowy, potwierdzenia, dokumenty kosztowe
- Kontrola
- role i uprawnienia decydują, kto widzi, zatwierdza i eksportuje dokumenty
Eksport
Eksport danych dla księgowego
DokumentyWalidacjaZestawienieCSV/XLSX/APIKsięgowość
Mniej niekompletnych danych i szybsza współpraca z księgowością.
- Dane wejściowe
- metadane dokumentów, statusy, kwoty, kategorie, projekty
- Kontrola
- zakres pól eksportu powinien zostać uzgodniony z księgowym
Panel biura
Panel klienta dla biura rachunkowego
KlientUploadLista brakówStatusPrzypomnienie
Mniej maili, mniej braków i lepsza komunikacja z klientami biura.
- Dane wejściowe
- dokumenty klientów, lista braków, status miesiąca
- Kontrola
- biuro określa wymagane dokumenty i zatwierdza zakres merytoryczny
Raporty
Raport kosztów i płatności
FakturyPłatnościStatusyDashboardRaport
Lepsza widoczność kosztów, należności i zobowiązań.
- Dane wejściowe
- faktury, płatności, statusy, kategorie, projekty
- Kontrola
- raport wspiera decyzje, ale nie zastępuje interpretacji księgowej
Faktury kosztowe
Obieg faktur kosztowych
Mniej ręcznego przepisywania danych i lepsza kontrola dokumentów kosztowych.
Faktura e-mail/PDFOCRProjektAkceptacjaArchiwumEksport
Faktury sprzedażowe
Faktury sprzedażowe i status płatności
Szybsze fakturowanie i lepsza kontrola płatności.
Zamówienie / usługaFakturaWysyłkaStatus płatnościPrzypomnienieRaport
KSeF
Przygotowanie procesu pod KSeF
Lepsze przygotowanie techniczne do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.
System fakturowyKSeFNumer KSeFStatusArchiwumKsięgowość
OCR
OCR faktur i dokumentów
Mniej ręcznego wprowadzania danych z dokumentów.
PDF / skanOCROdczyt danychWeryfikacjaZapisEksport
Akceptacja
Akceptacja faktur
Jasna odpowiedzialność i historia akceptacji dokumentów.
Nowa fakturaDziałManagerStatusKsięgowośćArchiwum
Płatności
Przypomnienia o płatnościach
Mniej ręcznego pilnowania należności.
Termin płatnościPrzypomnieniePonowienieStatusEskalacja
Panel dokumentów
Panel dokumentów dla firmy
Jedno miejsce do kontroli dokumentów, zamiast maili i folderów.
DokumentKategoriaStatusOdpowiedzialnyHistoriaEksport
Eksport
Eksport danych dla księgowego
Mniej niekompletnych danych i szybsza współpraca z księgowością.
DokumentyWalidacjaZestawienieCSV/XLSX/APIKsięgowość
Panel biura
Panel klienta dla biura rachunkowego
Mniej maili, mniej braków i lepsza komunikacja z klientami biura.
KlientUploadLista brakówStatusPrzypomnienieArchiwum
Raporty
Raport kosztów i płatności
Lepsza widoczność kosztów, należności i zobowiązań.
FakturyPłatnościStatusyDashboardRaportAlerty
Architektura
Budujemy kontrolowany obieg dokumentów, statusów i danych.
Uwzględniamy źródła dokumentów, kategorie, statusy faktur, role i uprawnienia, akceptacje, progi kwotowe, powiązanie dokumentu z klientem, projektem lub zamówieniem, OCR, walidację, eksporty, integracje, logi, archiwum, alerty i dashboardy.
- OCR
- CRM
- Sklep
- System fakturowy
- KSeF
- Panel klienta
- Walidacja
- Kategoryzacja
- Akceptacja
- Statusy
- Role
- Reguły
- Przypomnienia
- Historia działań
- Uprawnienia
- Logi
- Archiwum
- Alerty
- Kopia zapasowa
- Weryfikacja człowieka
- Ścieżka akceptacji
- System księgowy
- Eksport dla księgowego
- Raport kosztów
- Status płatności
- Dashboard
- Dokumenty do pobrania
- Powiadomienia
E-mailFormularzPanel klientaUpload plikówFolder w chmurzeSystem fakturowySystem księgowyCRMSklep internetowyKSeFAPI partneraPDFSkan lub zdjęcieArchiwumEksport CSV/XLSXPowiadomieniaDashboard płatności
Dobór rozwiązaniaOCR i dokumenty kosztoweNajlepsze, gdy firma otrzymuje dużo faktur PDF, dokumenty są ręcznie przepisywane, brakuje jednej listy dokumentów albo księgowy dostaje niekompletne dane.Faktura z e-maila -> OCR -> status -> akceptacja -> eksport. Integracja z KSeFNajlepsza, gdy firma chce uporządkować odbiór i wystawianie faktur, kontrolę statusów oraz powiązanie faktur z procesem firmowym.System fakturowy -> KSeF -> numer KSeF -> status w panelu -> księgowość. Obieg akceptacjiNajlepszy, gdy faktury zatwierdzają managerowie, istnieją progi kwotowe, dokumenty dotyczą różnych projektów i potrzebna jest historia decyzji.Faktura -> dział -> manager -> akceptacja -> księgowość. Panel dokumentówNajlepszy, gdy dokumenty są w wielu miejscach, potrzebne są role, statusy, archiwum i lista braków.Klient -> upload dokumentów -> status -> brakujące dokumenty -> archiwum.
KSeF, OCR, system księgowy czy panel dokumentów?
Nie każda firma potrzebuje takiego samego wdrożenia. Czasem wystarczy uporządkować faktury kosztowe i przypomnienia o płatnościach. Czasem najważniejsza jest integracja z KSeF. W innych przypadkach potrzebny jest panel dokumentów, obieg akceptacji albo integracja kilku systemów.
Wariant 1
OCR i dokumenty kosztowe
dla firm z dużą liczbą dokumentów
- Najlepsze do
- faktury PDF, skany, ograniczenie przepisywania
- Poziom złożoności
- średni
- Integracje
- OCR, eksport
- Kontrola człowieka
- weryfikacja odczytu
- Cena
- od 14 900 zł
Częsty wybór
Integracja z KSeF
dla firm przygotowujących proces pod KSeF
- Najlepsze do
- statusy faktur i proces wokół faktury ustrukturyzowanej
- Poziom złożoności
- średni / wysoki
- Integracje
- KSeF, system fakturowy
- Kontrola człowieka
- zakres księgowy po stronie księgowego
- Cena
- od 34 900 zł
Częsty wybór
Obieg akceptacji
dla firm z wieloma działami
- Najlepsze do
- role, progi kwotowe, odpowiedzialność i historia
- Poziom złożoności
- średni
- Integracje
- e-mail, panel, eksport
- Kontrola człowieka
- akceptacja managera
- Cena
- od 24 900 zł
Wariant 4
Panel dokumentów
dla firm i biur rachunkowych
- Najlepsze do
- jedno miejsce dla dokumentów, statusów i list braków
- Poziom złożoności
- wysoki
- Integracje
- OCR, archiwum, API
- Kontrola człowieka
- role i uprawnienia
- Cena
- od 49 900 zł
Wariant 5
Pełny workflow finansowy
dla większych organizacji
- Najlepsze do
- wiele źródeł, KSeF, płatności, raporty i integracje
- Poziom złożoności
- wysoki
- Integracje
- wiele API
- Kontrola człowieka
- kontrola na etapach
- Cena
- od 89 900 zł
Bezpieczeństwo
Dokumenty finansowe wymagają ról, logów, archiwum i kontroli dostępu.
Faktury i dokumenty finansowe zawierają dane wrażliwe biznesowo, dlatego system powinien mieć jasne role, uprawnienia, historię działań i kontrolę dostępu. Automatyzacja nie powinna oznaczać braku kontroli. Powinna dawać lepszą widoczność tego, co dzieje się z dokumentem.
Automatyzacja może przyspieszyć pracę, ale dokumenty finansowe powinny mieć kontrolę człowieka tam, gdzie wymagają akceptacji lub odpowiedzialności księgowej.
Kontrola dokumentów finansowych
Role, uprawnienia, logi i archiwum w jednym procesie.
Pakiety i ceny
Wybierz zakres technicznego uporządkowania obiegu faktur.
Ceny netto. Ostateczna wycena zależy od liczby dokumentów, źródeł danych, integracji, OCR, obiegu akceptacji, zakresu KSeF, systemu księgowego, ról, raportów i wymagań bezpieczeństwa. Koszty zewnętrznych narzędzi, hostingu, OCR, modeli AI, systemów księgowych i płatnych API mogą być rozliczane osobno.
Audyt obiegu faktur i KSeF
od 1 900 zł netto3-7 dni roboczychDla firm, które chcą przygotować się technologicznie do KSeF lub uporządkować faktury, płatności, dokumenty kosztowe i współpracę z księgowością.
- rozmowa analityczna
- mapa obecnego obiegu faktur
- analiza źródeł dokumentów
- identyfikacja ręcznych zadań
- ocena gotowości do KSeF od strony procesu
- rekomendacja automatyzacji
- wskazanie ryzyk technicznych
- priorytetyzacja wdrożeń
- orientacyjna wycena kolejnych etapów
Dokumenty Start
od 6 900 zł netto1-2 tygodnieDla firm, które chcą szybko uporządkować jeden prosty proces dokumentowy, np. przyjmowanie faktur kosztowych lub przypomnienia o płatnościach.
Przykłady: faktura e-mail -> folder -> status, przypomnienie o płatności, prosty rejestr faktur- analiza jednego procesu
- konfiguracja prostego workflow
- jedno źródło dokumentów
- podstawowe statusy
- podstawowe powiadomienia
- prosty rejestr dokumentów
- testy działania
- instrukcja obsługi
- 14 dni wsparcia po wdrożeniu
OCR i obieg faktur kosztowych
od 14 900 zł netto2-5 tygodniDla firm, które otrzymują dużo faktur PDF, skanów lub dokumentów kosztowych i chcą ograniczyć ręczne przepisywanie oraz uporządkować statusy.
- pobieranie dokumentów z e-maila, folderu lub formularza
- OCR faktur
- odczyt podstawowych danych
- weryfikacja danych
- przypisanie kategorii, projektu lub klienta
- statusy dokumentów
- prosta akceptacja
- archiwum
- eksport CSV/XLSX
Rekomendowany dla firm usługowych
Obieg faktur i akceptacji
od 24 900 zł netto4-8 tygodniDla firm, które potrzebują pełniejszego procesu obsługi faktur: statusów, ról, akceptacji, przypomnień, archiwum i eksportu dla księgowości.
- warsztat procesowy
- mapa obiegu dokumentów
- wiele źródeł dokumentów
- role i uprawnienia
- statusy faktur
- akceptacja managera
- progi kwotowe
- przypomnienia
- historia działań
Rekomendowany do KSeF
Integracja KSeF i systemów księgowych
od 34 900 zł netto6-10 tygodniDla firm, które chcą połączyć proces fakturowania, KSeF, system księgowy, CRM, sklep, płatności lub panel firmowy.
- analiza techniczna systemów
- projekt przepływu faktur
- integracja z KSeF lub systemem obsługującym KSeF
- integracja z systemem księgowym lub fakturowym
- mapowanie danych
- statusy dokumentów
- obsługa błędów
- logi
- środowisko testowe
Panel dokumentów i workflow finansowy
od 49 900 zł netto8-12 tygodniDla firm lub biur rachunkowych, które potrzebują dedykowanego panelu do dokumentów, statusów, akceptacji, listy braków, eksportów, ról i raportów.
- analiza procesowa
- projekt panelu dokumentów
- role i uprawnienia
- upload dokumentów
- OCR
- statusy
- akceptacje
- lista braków
- przypomnienia
System finansowo-dokumentowy / Enterprise
od 89 900 zł nettood 12 tygodniDla firm, w których obieg faktur, KSeF, płatności, akceptacje, dokumenty i raporty są krytyczne operacyjnie i obejmują wiele działów, systemów lub klientów.
- pełna analiza procesowa
- architektura systemu
- wiele źródeł dokumentów
- wiele ról i działów
- zaawansowany workflow akceptacji
- integracje z KSeF, księgowością, CRM, płatnościami lub ERP
- dashboardy i raporty
- logi i audyt
- testy bezpieczeństwa
Stała opieka i rozwój automatyzacji księgowej
od 1 500 zł netto miesięcznieciągła opiekaDla firm, które chcą rozwijać automatyzacje księgowe etapami i mieć stałe wsparcie techniczne.
- Opieka Basic od 1 500 zł netto miesięcznie
- Opieka Business od 2 900 zł netto miesięcznie
- Opieka Pro od 5 900 zł netto miesięcznie
- monitoring działania automatyzacji
- analiza logów
- poprawki workflow
- aktualizacja integracji
- zmiany statusów i pól
- rozwój raportów
Ceny netto. Ostateczna wycena zależy od liczby dokumentów, źródeł danych, integracji, OCR, akceptacji, KSeF, raportów i wymagań bezpieczeństwa.
| Pakiet | Cena od | Czas | OCR | KSeF | Akceptacja | Panel | Integracje | Wsparcie | Dla kogo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Audyt | 1 900 zł | 3-7 dni | analiza | analiza | analiza | nie | rekomendacje | plan | firmy przed decyzją |
| Dokumenty Start | 6 900 zł | 1-2 tyg. | opcjonalnie | nie | podstawowa | prosty rejestr | proste | 14 dni | pierwszy proces |
| OCR faktur | 14 900 zł | 2-5 tyg. | tak | opcjonalnie | prosta | opcjonalnie | eksport | 30 dni | dokumenty kosztowe |
| Obieg faktur | 24 900 zł | 4-8 tyg. | opcjonalnie | opcjonalnie | tak | opcjonalnie | eksport/API | 45 dni | proces akceptacji |
| Integracja KSeF | 34 900 zł | 6-10 tyg. | opcjonalnie | tak | opcjonalnie | opcjonalnie | tak | 45 dni | KSeF i systemy |
| Panel dokumentów | 49 900 zł | 8-12 tyg. | tak | opcjonalnie | tak | tak | tak | indywidualne | firmy i biura |
| Enterprise | 89 900 zł | od 12 tyg. | tak | tak | tak | tak | wiele API | SLA | większe organizacje |
| Opieka | 1 500 zł/mies. | ciągła | rozwój | rozwój | rozwój | rozwój | według potrzeb | stałe | działające wdrożenia |
złożoność procesu i liczba integracjiorientacyjny budżet
Wykres ma charakter orientacyjny. Końcowa cena zależy od liczby dokumentów, źródeł danych, integracji, wymagań bezpieczeństwa i zakresu obsługi KSeF.
Wycena
Co wpływa na cenę wdrożenia?
liczba dokumentów miesięcznieliczba źródeł dokumentówliczba użytkownikówliczba ról i poziomów akceptacjipotrzeba OCRjakość dokumentówliczba statusówliczba wyjątków w procesieintegracja z KSeFintegracja z systemem księgowymintegracja z CRM, sklepem, płatnościami lub ERPpotrzeba panelu dokumentówzakres raportówpoziom bezpieczeństwawymagania dotyczące logów i audytuśrodowisko testoweutrzymanie po wdrożeniu
Kalkulator wdrożenia
Jakiego wdrożenia potrzebuje Twoja firma?
Quiz pomaga dobrać kierunek rozmowy: Dokumenty Start, OCR faktur, Obieg faktur, Integracja KSeF, Panel dokumentów albo Enterprise.
Nie musisz znać technicznych szczegółów KSeF. Wystarczy opis obiegu dokumentów, źródeł i osób akceptujących.Otrzymaj rekomendację
Proces wdrożenia
Jak wygląda wdrożenie automatyzacji księgowości i KSeF?
1
Cel
Ustalamy, czy najważniejszy jest KSeF, faktury kosztowe, OCR, akceptacja, płatności, panel dokumentów, eksport dla księgowości czy integracja systemów.
2
Mapa procesu
Sprawdzamy, skąd biorą się dokumenty, kto je zatwierdza, gdzie trafiają, jakie statusy są potrzebne i jak wygląda współpraca z księgowością.
3
Systemy
Analizujemy system księgowy, fakturowy, CRM, sklep, płatności, e-mail, foldery, API i możliwości integracji z KSeF lub systemem obsługującym KSeF.
4
Workflow
Projektujemy obieg dokumentów, statusy, role, akceptacje, przypomnienia, eksporty, raporty i punkty kontroli człowieka.
5
Budowa
Konfigurujemy OCR, integracje, statusy, archiwum, powiadomienia, eksporty, dashboardy i reguły obsługi błędów.
6
Testy
Testujemy działanie na przykładowych dokumentach, różnych typach faktur, brakach danych, błędnych plikach, duplikatach i wyjątkach procesowych.
7
Wdrożenie
Uruchamiamy proces, szkolimy zespół i pokazujemy, jak sprawdzać statusy, zatwierdzać dokumenty, obsługiwać wyjątki i przekazywać dane księgowości.
8
Monitoring
Po wdrożeniu analizujemy błędy, poprawiamy workflow, rozwijamy raporty i dostosowujemy proces do zmian w firmie lub systemach.
Rezultat projektu
Co dostajesz w projekcie KSeF i dokumentów?
- mapę obiegu dokumentów
- działającą automatyzację
- statusy dokumentów
- role i uprawnienia
- OCR lub integrację dokumentów
- akceptacje
- archiwum
- eksport dla księgowego
- integracje z wybranymi systemami
- raporty
- przypomnienia
- logi i historię działań
- instrukcję dla użytkowników
- dokumentację techniczną
- okres wsparcia po wdrożeniu
Efekty i KPI
Automatyzacja może ograniczyć ręczną pracę przy dokumentach.
Wykresy mają charakter poglądowy. Rzeczywiste efekty zależą od liczby dokumentów, jakości danych, zakresu wdrożenia i sposobu pracy zespołu.
Odczyt danych z faktury
mniej ręcznego przepisywania danych
Akceptacja dokumentu
jasny status i osoba odpowiedzialna
Przekazanie do księgowości
mniej niekompletnych danych
Przypomnienia o płatności
mniej ręcznego pilnowania terminów
Przykładowy scenariusz
Przykładowy wpływ automatyzacji na czas pracy przy dokumentach
Wyniki mają charakter poglądowy. Rzeczywisty efekt zależy od liczby dokumentów, jakości danych, zakresu wdrożenia i sposobu pracy zespołu.
Monitoring
Finance dashboard
Jak mierzymy efekt?
Mierzymy, czy proces porządkuje dokumenty i ogranicza ręczną pracę.
Automatyzacja księgowości i KSeF powinna być oceniana po tym, czy porządkuje proces i ogranicza ręczną pracę, a nie tylko po tym, czy system działa.
liczba dokumentów obsłużonych automatycznieliczba faktur z brakującymi danymiczas od otrzymania faktury do akceptacjiliczba dokumentów bez statusuliczba przypomnień o płatnościliczba dokumentów przekazanych do księgowościliczba błędów OCRliczba ręcznych poprawekczas przygotowania raportuliczba dokumentów oczekujących na akceptacjęliczba opóźnionych płatnościliczba zgłoszonych wyjątków
Scenariusze
Przykładowe wdrożenia dla faktur, KSeF i dokumentów.
Firma usługowa
- Problem
- Faktury trafiają do wielu osób, część jest zatwierdzana po czasie, a księgowy dostaje dokumenty nieregularnie.
- Rozwiązanie
- Faktury trafiają do jednego procesu, są odczytywane przez OCR, przypisywane do projektu, akceptowane przez managera i eksportowane dla księgowości.
- Efekt
- Mniej chaosu w dokumentach i lepsza kontrola kosztów.
FakturaOCRProjektAkceptacjaEksport
E-commerce
- Problem
- Zespół ręcznie sprawdza płatności i statusy zamówień.
- Rozwiązanie
- System łączy zamówienia, płatności, faktury i statusy, a dokumenty trafiają do archiwum i raportu.
- Efekt
- Szybsza obsługa zamówień i mniej pracy administracyjnej.
ZamówieniePłatnośćFakturaStatusRaport
Biuro rachunkowe
- Problem
- Klienci wysyłają dokumenty e-mailem, a biuro ręcznie przypomina o brakujących fakturach.
- Rozwiązanie
- Klient przesyła dokumenty przez panel, widzi status, a system tworzy listę braków i przypomnienia.
- Efekt
- Mniej maili, mniej braków i lepsza komunikacja z klientami.
KlientUploadLista brakówStatusArchiwum
Przygotowanie do KSeF
- Problem
- Firma ma faktury, dokumenty i statusy w kilku miejscach i nie wie, jak połączyć KSeF z procesem operacyjnym.
- Rozwiązanie
- Tworzymy mapę obiegu faktur, projekt integracji, statusy dokumentów, eksporty i panel kontroli.
- Efekt
- Lepsze przygotowanie techniczne i bardziej przewidywalna praca z fakturami.
MapaKSeFStatusyPanelEksport
Kiedy nie od razu?
Czasem najpierw trzeba uporządkować proces, odpowiedzialność i dane.
Nie każda firma powinna od razu budować rozbudowany system dokumentów lub integrację KSeF. Jeżeli firma nie wie, skąd trafiają dokumenty, kto je akceptuje, jakie dane są potrzebne księgowemu albo proces zmienia się co tydzień, lepszym startem może być audyt, mapa procesu lub proste MVP.
Czy warto automatyzować ten proces?
Kiedy automatyzacja ma uzasadnienie
dokumenty powtarzają się co miesiąc
są jasne statusy
wiadomo, kto akceptuje
księgowy określił potrzebne dane
dokumenty mają źródła i kategorie
efekt można zmierzyć
Najpierw uporządkuj
proces jest chaotyczny
brak odpowiedzialności
brak kategorii dokumentów
brak systemu źródłowego
wymagania zmieniają się zbyt często
decyzje podatkowe miałyby być automatyczne
Systemy i integracje
Najczęstsze systemy w obiegu faktur, dokumentów i płatności.
KSeFSystem fakturowySystem księgowyCRMSklep internetowyPłatnościBankowośćE-mailOCRPDFArkuszePanel dokumentówSystem obiegu akceptacjiERPMagazynRaporty BIGoogle DriveOneDriveGoogle SheetsExcelAPIWebhookiFakturowniaiFirmawFirmainFaktComarch ERPSubiektBaseLinkerWooCommerceShopifyShoperPayUPrzelewy24TpayStripeGmailOutlookPower BILooker Studio
SmartCodeIT Finance WorkflowKSeF, OCR, statusy, akceptacje, archiwum, raporty
KSeFFakturyOCRKsięgowośćCRMSklepPłatnościE-mailArchiwumRaportyPanel klientaPrzypomnieniaDlaczego SmartCodeIT?
Łączymy podejście procesowe, techniczne i biznesowe.
Nie budujemy automatyzacji księgowości po to, żeby zastąpić księgowego. Budujemy proces, który porządkuje dokumenty, statusy, akceptacje, płatności i dane, aby księgowość oraz zespół firmy miały mniej ręcznej pracy i więcej kontroli.
Proces
Najpierw porządkujemy obieg dokumentów i odpowiedzialność.
Technologia
Dobieramy OCR, integracje, API, panel lub workflow do realnej potrzeby.
Kontrola
Dokument ma status, właściciela, historię i punkt akceptacji.
Bezpieczeństwo
Uwzględniamy role, uprawnienia, logi, archiwum i dostęp do danych.
Rozwój
Proces można rozbudować o KSeF, raporty, płatności, panel klienta i integracje.
Powiązane ścieżki
Co zwykle łączy się z tą usługą?
FAQ
Najczęstsze pytania o automatyzację księgowości i KSeF.
Odpowiedzi są opisem technicznego zakresu współpracy. Kwestie podatkowe i księgowe warto uzgodnić z osobą odpowiedzialną za rozliczenia.
Ile kosztuje automatyzacja księgowości i KSeF?
Najprostsze wdrożenia zaczynają się od 6 900 zł netto. OCR i obieg faktur kosztowych zwykle zaczyna się od 14 900 zł netto. Pełniejszy obieg faktur i akceptacji zaczyna się od 24 900 zł netto. Integracja KSeF i systemów księgowych zaczyna się od 34 900 zł netto. Panel dokumentów zaczyna się od 49 900 zł netto, a projekty systemowe od 89 900 zł netto. Audyt obiegu faktur i KSeF zaczyna się od 1 900 zł netto.
Ile trwa wdrożenie?
Prosty proces dokumentowy można wdrożyć w 1-2 tygodnie. OCR i obieg faktur kosztowych zwykle wymagają 2-5 tygodni. Obieg akceptacji lub integracja KSeF może wymagać 4-10 tygodni. Rozbudowany panel dokumentów lub system finansowo-dokumentowy trwa zwykle dłużej.
Czy SmartCodeIT przejmuje pracę księgowego?
Nie. SmartCodeIT wspiera księgowość technicznie: automatyzuje obieg dokumentów, integracje, OCR, statusy, przypomnienia, eksporty i raporty. Decyzje podatkowe, kwalifikacja księgowa i odpowiedzialność za rozliczenia pozostają po stronie księgowego, biura rachunkowego, doradcy podatkowego lub osoby odpowiedzialnej w firmie.
Czy możecie zintegrować firmę z KSeF?
Możemy pomóc technicznie w zaprojektowaniu procesu i integracji z KSeF lub systemem fakturowo-księgowym obsługującym KSeF. Zakres zależy od używanego systemu, dostępnych API, sposobu wystawiania i odbierania faktur oraz wymagań księgowych firmy.
Czy system może automatycznie odczytywać faktury?
Tak. Możemy wdrożyć OCR do odczytu danych z faktur PDF, skanów lub zdjęć. Warto jednak pamiętać, że OCR powinien mieć etap weryfikacji człowieka, szczególnie przy dokumentach kosztowych, danych podatkowych i dokumentach o słabej jakości.
Czy faktury mogą przechodzić przez akceptację?
Tak. Możemy zaprojektować obieg akceptacji z rolami, statusami, progami kwotowymi, przypomnieniami i historią działań. Dzięki temu wiadomo, kto zatwierdził dokument, kiedy i na jakim etapie znajduje się faktura.
Czy system może przypominać o płatnościach?
Tak. Możemy wdrożyć przypomnienia wewnętrzne, alerty o zbliżającym się terminie, statusy płatności i raporty należności lub zobowiązań. Wysyłka wiadomości do klienta może być automatyczna lub wymagać zatwierdzenia przez pracownika.
Czy można przygotować eksport dla księgowego?
Tak. Możemy przygotować eksport CSV, XLSX lub integrację API, zależnie od potrzeb księgowego i systemu księgowego. Zakres danych powinien zostać uzgodniony z księgowym lub biurem rachunkowym.
Czy można zbudować panel dokumentów dla biura rachunkowego?
Tak. Możemy zbudować panel, w którym klienci przesyłają dokumenty, widzą statusy, otrzymują przypomnienia o brakach, a biuro rachunkowe zarządza dokumentami, listą braków i archiwum.
Czy automatyzacja jest bezpieczna?
Projektujemy rozwiązania z uwzględnieniem ról, uprawnień, historii działań, logów, archiwum, kontroli eksportów i ograniczenia dostępu do danych. Przy dokumentach finansowych szczególnie ważne jest, aby dane były widoczne tylko dla osób uprawnionych.
Czy można zacząć od małego wdrożenia?
Tak. Najczęściej rekomendujemy zacząć od jednego procesu, np. faktury kosztowe z e-maila, OCR, prosty rejestr dokumentów, przypomnienia o płatnościach albo eksport dla księgowego. Po sprawdzeniu efektów można rozbudować proces o akceptacje, KSeF, panel i raporty.
Co trzeba przygotować przed wdrożeniem?
Najlepiej przygotować opis obecnego obiegu faktur, przykładowe dokumenty, listę używanych systemów, informacje o księgowym lub biurze rachunkowym, źródła dokumentów, wymagane statusy, osoby akceptujące i oczekiwane raporty.
Ważne rozdzielenie zakresu technicznego i księgowego.
SmartCodeIT świadczy usługi techniczne związane z automatyzacją, integracją i obiegiem dokumentów. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych. Decyzje podatkowe i księgowe powinny być podejmowane przez księgowego, biuro rachunkowe, doradcę podatkowego lub osobę odpowiedzialną w firmie.
Kontakt
Opisz, jak obecnie wygląda obieg faktur w Twojej firmie.
Na podstawie kilku zdań przygotujemy rekomendację: audyt obiegu faktur, OCR dokumentów, proces akceptacji, integrację KSeF, panel dokumentów, eksport dla księgowego albo większy system finansowo-dokumentowy.
kontakt@smartcodeit.pl · 882 121 238 · Gliwice / online
Szybka odpowiedz
Automatyzacja księgowości i KSeF: najkrotsza odpowiedz dla klienta i AI
Automatyzujemy obieg faktur i dokumentów księgowych: KSeF, OCR, akceptacje kosztów, przypomnienia o płatnościach i raportowanie statusów. SmartCodeIT zaczyna od procesu, danych, obecnych narzedzi, ryzyk i oczekiwanego pierwszego etapu. Dopiero potem dobieramy technologię, integracje, zakres automatyzacji oraz sposob kontroli czlowieka.
Efekt zalezy od jakosci danych, integracji, procesu, skali i pracy zespolu. Procesy wysokiego ryzyka wymagaja kontroli czlowieka, logow i jasnej odpowiedzialnosci.
Kontakt
Opisz proces, który warto usprawnić.
Na podstawie kilku zdań można przygotować pierwszą propozycję: audyt, automatyzację, AI-agenta, aplikację webową albo integrację systemów.
Odpowiedź z rekomendacją kolejnego krokuMożliwość startu od audytu lub małego MVPProjektowanie z myślą o bezpieczeństwie i utrzymaniu
Wolisz konkretny formularz? Umów bezpłatną konsultacjękontakt@smartcodeit.pl882 121 238ul. Częstochowska 12/2, Gliwice