Anonimowy przykład organizacji i procesu.
Leady z formularzy, kampanii, landing page i maili trafiały do różnych osób bez wspólnego procesu, a handlowcy ręcznie uzupełniali CRM oraz przypomnienia.
Sprzedaż B2B · Modelowe wdrożenie
CRM, formularze i automatyczny follow-up dla sprzedaży B2B
Lead z formularza trafia do CRM, dostaje status, a handlowiec widzi zadanie i kontekst rozmowy.
Problem biznesowy
Brakowało kontroli czasu reakcji, statusów leadów, historii kontaktu i automatycznego follow-upu, więc część zapytań nie miała właściciela ani jasnego kolejnego kroku.
Cele wdrożenia
Co system powinien uporządkować?
- formularz do CRM
- status leadu
- zadanie handlowca
- follow-up
- raport źródeł leadów
Zakres SmartCodeIT
Co obejmuje praca projektowa?
- mapa lejka
- integracja formularzy
- reguły CRM
- szablony e-mail
- dashboard sprzedaży
Przed i po wdrożeniu
Co zmienia się w sposobie pracy zespołu?
Najważniejsza różnica nie polega na samej technologii. Zespół przechodzi z ręcznych ustaleń, arkuszy i wiadomości do procesu z jasnymi statusami, danymi wejściowymi, właścicielem sprawy i miejscem kontroli wyjątków.
Proces rozproszony w kilku narzędziach
- formularz do CRM wymaga ręcznej kontroli albo nie ma jednego statusu.
- status leadu wymaga ręcznej kontroli albo nie ma jednego statusu.
- zadanie handlowca wymaga ręcznej kontroli albo nie ma jednego statusu.
- follow-up wymaga ręcznej kontroli albo nie ma jednego statusu.
Jeden uporządkowany przebieg pracy
- mapa lejka trafia do zaprojektowanego procesu, testów i dokumentacji.
- integracja formularzy trafia do zaprojektowanego procesu, testów i dokumentacji.
- reguły CRM trafia do zaprojektowanego procesu, testów i dokumentacji.
- szablony e-mail trafia do zaprojektowanego procesu, testów i dokumentacji.
Moduły aplikacji
Przykładowe ekrany i funkcje pierwszego systemu.
Zakres modułów można zawęzić do MVP lub rozbudować w kolejnych etapach po testach z użytkownikami.
Formularze
Moduł formularze porządkuje dane, statusy i odpowiedzialność w modelowym procesie.
statuswłaścicielhistoriaraport
CRM
Moduł crm porządkuje dane, statusy i odpowiedzialność w modelowym procesie.
statuswłaścicielhistoriaraport
Lead scoring
Moduł lead scoring porządkuje dane, statusy i odpowiedzialność w modelowym procesie.
statuswłaścicielhistoriaraport
Follow-up
Moduł follow-up porządkuje dane, statusy i odpowiedzialność w modelowym procesie.
statuswłaścicielhistoriaraport
Zadania
Moduł zadania porządkuje dane, statusy i odpowiedzialność w modelowym procesie.
statuswłaścicielhistoriaraport
Raport
Moduł raport porządkuje dane, statusy i odpowiedzialność w modelowym procesie.
statuswłaścicielhistoriaraport
Proces wdrożenia
Od audytu do rozwoju po MVP.
01
Audyt procesu
Mapujemy obecny przebieg pracy, źródła danych, role, wyjątki oraz miejsca ręcznego przepisywania.
02
Projekt procesu
Ustalamy statusy, reguły, odpowiedzialność człowieka, dane wejściowe, integracje i kryteria odbioru.
03
Prototyp
Pokazujemy pierwszy układ ekranów, modułów i przepływu, zanim powstanie pełny zakres wdrożenia.
04
MVP
Budujemy najważniejszy fragment systemu, który można przetestować na rzeczywistych danych klienta.
05
Integracje
Łączymy aplikację z API, plikami wymiany, bazami danych, systemami księgowymi, CRM, BI lub automatyzacją.
06
Wdrożenie i rozwój
Po testach uruchamiamy produkcję, monitorujemy proces i planujemy kolejne moduły.
Architektura techniczna
Warstwy systemu, które trzeba zaprojektować świadomie.
1
Formularz / kampania
danewalidacjalogikontrola
2
Walidacja
danewalidacjalogikontrola
3
CRM
danewalidacjalogikontrola
4
E-mail / dashboard
danewalidacjalogikontrola
Kontrola jakości
Co musi być ustalone, żeby wdrożenie było bezpieczne?
W każdym podobnym projekcie trzeba oddzielić automatyczne kroki od decyzji człowieka. Dzięki temu system pomaga ograniczać ręczną pracę, ale nie ukrywa błędów, wyjątków i odpowiedzialności.
Źródła danych
Ustalenie, które dane są nadrzędne i jak obsługujemy braki, duplikaty oraz niespójności.
Statusy i właściciel
Każda sprawa powinna mieć etap, osobę odpowiedzialną i jasny moment reakcji.
Logi i alerty
Błędy integracji, importu, AI albo automatyzacji powinny być widoczne w panelu lub raporcie.
Human approval
Kroki wysokiego ryzyka, dokumenty finansowe i decyzje sporne wymagają zatwierdzenia człowieka.
Efekty biznesowe
Co można mierzyć po wdrożeniu?
- szybsza reakcja na lead
- mniej zgubionych zapytań
- czytelniejszy lejek
- lepsza historia kontaktu
Przykładowe KPI do weryfikacji24hkontrola czasu reakcji na lead 1 procespierwszy zakres MVP do potwierdzenia w audycie KPIlead w CRM
Co można rozbudować dalej?
Kolejne moduły po sprawdzeniu MVP.
- AI kwalifikacja leadów
- integracja z reklamami
- dashboard ROI kampanii
- automatyczne briefy handlowe
Przykładowe ekrany
Lejek sprzedażyKarta leadaZadaniaSzablony follow-upRaport kampanii
Technologie i integracjeCRMformularzee-mailwebhookiMake / n8nAPI
FAQ
Najczęstsze pytania przed podobnym wdrożeniem.
Czy CRM można wdrożyć etapami?
Tak. Najbezpieczniej zacząć od MVP jednego procesu, potwierdzić dane i dopiero później dodawać automatyzacje, AI, raporty lub kolejne integracje.
Czy podane efekty są gwarantowane?
Nie. To ostrożne, modelowe przykłady do weryfikacji. Rzeczywisty efekt zależy od jakości danych, skali procesu, zespołu, integracji i sposobu utrzymania.
Co trzeba przygotować przed wyceną?
Wystarczy opis obecnego procesu, narzędzi, wolumenu spraw, wyjątków, osób decyzyjnych oraz oczekiwanego wyniku pierwszego etapu.
Podobne case studies
Scenariusze o zbliżonej architekturze lub procesie.
Następny krok
Chcesz uporządkować podobny proces w swojej firmie?
SmartCodeIT może pomóc zaprojektować proces, przygotować MVP i wdrożyć aplikację dopasowaną do Twojej organizacji. Zaczynamy od krótkiej rozmowy o danych, narzędziach, wyjątkach i celu biznesowym.