Ausbildung für Unternehmen

Praxisworkshop: Automatisierung von Dokumenten und Informationsflüssen

Die Schulung zeigt, wie sich die Arbeit mit Dokumenten, Rechnungen, Formularen, Verträgen und den in der Firma zirkulierenden Informationen optimieren lässt. Die Teilnehmenden lernen praxisnahe Einsatzszenarien für OCR-Technologie, KI und den elektronischen Dokumentenworkflow in der täglichen Arbeit der Organisation kennen.

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Kurzbeschreibung

Was deckt dieser Workshop ab?

Die Schulung zeigt, wie die Arbeit mit Dokumenten, Rechnungen, Formularen, Verträgen und dem Informationsfluss im Unternehmen verbessert werden kann. Die Teilnehmer lernen die praktischen Anwendungen von OCR-Technologie, KI und elektronischer Dokumentenzirkulation in der täglichen Arbeit von Organisationen kennen. Der Workshop konzentriert sich darauf, wie man das manuelle Umschreiben von Daten reduziert, die Dokumentenbearbeitung beschleunigt, den Genehmigungsprozess organisiert, Benachrichtigungen automatisiert und Dokumente mit Systemen wie CRM, ERP, Tabellenkalkulationen, E-Mail und Workflow-Tools verbindet. Die Teilnehmer lernen, den Dokumentenumlaufprozess vom Eingang des Dokuments im Unternehmen über die Datenlesung, Klassifizierung, Annahme, Erfassung im System bis hin zur Berichterstattung und Kontrolle zu gestalten.

Ausbildungszweck

Warum diese Ausbildung organisieren?

Ziel der Schulung ist es, die Teilnehmenden darauf vorzubereiten, die Automatisierung von Dokumenten sowie den elektronischen Informationsfluss im Unternehmen bewusst zu konzipieren und einzuführen. Nach der Schulung sind die Teilnehmenden in der Lage, dokumentenbezogene Prozesse zu identifizieren, die sich für eine Automatisierung eignen, einen einfachen Dokumentenworkflow zu entwerfen, Daten für die Erfassung per OCR/AI zu bestimmen, Genehmigungspunkte zu definieren sowie die Integration mit Unternehmenssystemen zu planen.

Ausbildungsumfang

Das Programm führt von den Grundlagen zur praktischen Anwendung im Unternehmen.

Die Schulung richtet sich an Unternehmen, die mit einer großen Anzahl von Dokumenten arbeiten und den Zeitaufwand für manuelle administrative Tätigkeiten verringern möchten. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Sie ist für Personen gedacht, die verstehen möchten, wie Dokumentenautomatisierung funktioniert und wie sie ihr Unternehmen auf deren Einführung vorbereiten können.

OCR und Datenauslesung aus Dokumenten

Die Teilnehmenden lernen die Grundlagen der OCR-Technologie sowie deren Einsatz in der Arbeit mit Unternehmensdokumenten kennen. Außerdem besprechen wir AI OCR, also Systeme, die nicht nur Text erkennen, sondern auch Dokumente klassifizieren und konkrete Informationen extrahieren.

was OCR ist und wie es sich von AI OCR unterscheidet
welche Dokumente automatisch ausgelesen werden können
welche Daten aus Rechnungen, Verträgen und Formularen extrahiert werden können
häufigste OCR-Fehler und Möglichkeiten der Validierung
wie Dokumente für das automatische Auslesen vorbereitet werden
wann eine manuelle Kontrolle erforderlich ist
Beispieldaten: Rechnungsnummer, Datum, NIP, Beträge, Zahlungsziel, Vertragsnummer, Kundendaten, Bestellnummer und Dokumentenkategorie

Automatisierung von Rechnungen und Formularen

Das Modul zeigt, wie die Bearbeitung der am häufigsten wiederkehrenden Dokumente im Unternehmen automatisiert werden kann.

automatischer Empfang von Dokumenten aus E-Mails
Ablage von Rechnungen in den entsprechenden Ordnern
Datenauslesung aus Rechnung und Formular
Übermittlung der Daten in Tabellen, CRM oder ERP
automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Person
Statuskennzeichnung des Dokuments und Kontrolle der Datenvollständigkeit
Prozess: E-Mail → Anhang → OCR → Tabelle oder System → Benachrichtigung → Freigabe
Berücksichtigung von KSeF bei der Planung des Rechnungsworkflows und der Dokumentenintegrationen

Integrationen mit CRM und ERP

Die Teilnehmenden lernen, wie Dokumente mit den im Unternehmen eingesetzten Systemen verbunden werden.

Integration von Dokumenten mit CRM und ERP
Integration mit Tabellenkalkulationen, E-Mail, Ordnern und Unternehmenslaufwerken
Grundlagen von API und Webhooks
Datenübertragung zwischen Systemen
wann es sinnvoll ist, fertige Tools einzuführen und wann eigene Integrationen
Zuordnung von Dokumenten zu Kunde, Geschäftspartner, Auftrag oder Vorgang
Sichtbarkeit des Dokumentenstatus für die jeweils zuständigen Personen

Dokumentenfluss und Genehmigungen

Das Modul zeigt, wie ein elektronischer Dokumentenworkflow im Unternehmen konzipiert werden kann, um E-Mail-Chaos zu reduzieren.

was ein elektronischer Dokumentenworkflow ist
wie ein Freigabeprozess aussieht
wie verantwortliche Personen festgelegt werden
wie Dokumentenstatus definiert werden
wie verlorene Anhänge vermieden werden
wie Freigabepfade gestaltet werden
Beispielpfad: Eingang des Dokuments → Datenauslesung → Kategorie → fachliche Freigabe → finanzielle Freigabe → Buchhaltung → Archivierung → Bericht

Reporting und Prozesskontrolle

Die Teilnehmer lernen, Dokumente und Prozesse zu überwachen, damit das Unternehmen nachvollziehen kann, was mit jedem Vorgang geschieht.

Dokumentenstatus
Berichte zu ausstehenden Dokumenten
Fristenkontrolle und Erinnerungen an Freigaben
Reporting von Verzögerungen
Monitoring der Anzahl von Dokumenten
grundlegende KPI des Dokumentenprozesses
Engpässe: durchschnittliche Freigabedauer, Dokumente mit unvollständigen Daten, überfällige Vorgänge und die häufigsten Dokumententypen

Datensicherheit

Die Automatisierung von Dokumenten betrifft häufig personenbezogene Daten, Finanzdaten, Verträge und vertrauliche Informationen, daher ist Sicherheit einer der zentralen Bestandteile der Schulung.

personenbezogene Daten, DSGVO und Finanzdaten
Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse
Zugriff auf Dokumente sowie Rollen und Berechtigungen von Nutzern
sichere Speicherung von Dateien
Risiken im Zusammenhang mit AI-Werkzeugen
Zugriffskontrolle auf Automatisierungen
Archivierung, Backups und das Prinzip der Datenminimierung

Praktische Business-Übungen

Die Teilnehmer bearbeiten Aufgaben zum realen Dokumentenworkflow und zur Vorbereitung des Unternehmens auf eine Implementierung.

Dokumentation des aktuellen Rechnungsworkflows
Identifikation von Stellen, an denen das Unternehmen Zeit verliert
Festlegung der Daten für die automatische Auslesung
Entwurf eines Freigabepfads für ein Dokument
Vorbereitung eines einfachen Dokumenten-Workflows
Liste der Dokumentenstatus und Benachrichtigungen
Checkliste zur Datensicherheit

Auswirkungen auf die Ausbildung

versteht, was OCR und AI OCR ist
kann dokumente identifizieren, die sich für eine Automatisierung eignen
kann den Dokumentenworkflow im Unternehmen beschreiben
kann Daten für das automatische Auslesen identifizieren
kann einen einfachen Genehmigungs-Workflow für Dokumente entwerfen
versteht die Grundlagen der Integration von Dokumenten mit CRM und ERP
kann Status und Kontrollpunkte im Prozess vorschlagen
weiß, wie Dokumente und Fristen überwacht werden können
kennt die grundlegenden Risiken im Zusammenhang mit Datensicherheit
kann einen ersten Plan zur Automatisierung von Dokumenten im Unternehmen vorbereiten

Empfohlene Variante

8-stündiges Programm als praxisorientierter Workshop für das Unternehmen

Für diese Schulung ist ein Umfang von 8 Unterrichtsstunden als Grundlagenschulung oder 12 Unterrichtsstunden als vollständiger Workshop mit Prozessanalyse am besten geeignet.

8-Stundenprogramm

Empfohlener Workshop-Plan.

1Einführung in die Dokumentenautomatisierung45 Min

2OCR und Datenauslesung aus Dokumenten75 Min.

3Automatisierung von Rechnungen, Formularen und Verträgen90 Min

4Integrationen mit CRM, ERP, Tabellen und E-Mail75 Min.

5Dokumentenfluss und Genehmigungen75 Min.

6Reporting, Status und Prozesskontrolle60 Min.

7Datensicherheit und Best Practices60 Min.

8Praktische Übungen: Design eines Dokumentenprozesses90 Min

9Zusammenfassung und Empfehlungen30 Min.

Preisgestaltung

Automatisierung von Dokumenten und Informationsflüssen — ab 1.594 € netto

Der Preis der Schulung hängt von der Durchführungsform, der Anzahl der Teilnehmenden und dem Umfang des Workshops ab. Die Schulung kann als geschlossener Workshop für ein einzelnes Unternehmen oder als offene Schulung für Teilnehmende aus verschiedenen Organisationen durchgeführt werden.

Geschlossene Online-Schulung1.594 € netto / Gruppe

Der Preis gilt für eine Gruppe von bis zu 8 Personen.

jede weitere Person: 104 € netto
Online-Workshop
Prozess-Checklisten und Beispiel-Workflows

Inhouse-Training vor Ort1.825 € netto / Gruppe

Der Preis gilt für eine Gruppe von bis zu 8 Personen.

jede weitere Person: 127 € netto
Anfahrt außerhalb der Woiwodschaft Schlesien wird individuell abgerechnet
Übungen auf Basis von Dokumentenprozessen

Premium-Variante2.518 € netto / Gruppe

Workshop mit 8–12 Unterrichtsstunden + Dokumentenflusskarte.

Analyse des aktuellen Dokumentenworkflows
Identifikation von Prozessen zur Automatisierung
Vorschlag von Statusstufen und Genehmigungspunkten
Empfehlung von OCR-, Workflow-Tools und Integrationen
PDF-Zusammenfassung nach dem Training

Offenes Training344 € netto / Person

Teilnahme einer Person an einem offenen Training.

Schulungsunterlagen
praktische Übungen
Teilnahmebescheinigung

Die Preise beginnen bei:

1.594 € netto — Online-Training für eine Gruppe
1.825 € netto — Vor-Ort-Training für eine Gruppe
344 € netto — Teilnahme einer Person an einem offenen Training
2.518 € netto — erweiterte Variante mit Dokumentenflusskarte und Implementierungsempfehlungen

Auf Wunsch erstellen wir ein individuelles Angebot, abgestimmt auf Branche, Dokumentenanzahl, eingesetzte Systeme sowie den Erfahrungsstand des Teams.

Eingabeprodukt

Automatisierung von Dokumenten und Informationsflüssen — ab 1.594 € netto

Möchten Sie das manuelle Übertragen von Daten aus Rechnungen, Formularen und Verträgen reduzieren? Buchen Sie einen praxisorientierten Workshop zur Dokumentenautomatisierung und sehen Sie, wie OCR, AI und elektronischer Informationsfluss die Arbeit Ihres Unternehmens unterstützen können.

2.518 € netto — Workshop + Dokumentenflusskarte + Implementierungsempfehlungen

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Verwandte Pfade

Kontakt

Beschreiben Sie den Prozess, den Sie verbessern möchten.

Einige konkrete Sätze genügen, damit wir ein Audit, eine Automatisierung, einen KI-Agenten, eine Webanwendung oder eine Systemintegration empfehlen können.

Antwort mit einer Empfehlung für den nächsten SchrittMöglicher Start mit Audit oder fokussiertem MVPKonzeption mit Blick auf Sicherheit und Wartbarkeit

Sie bevorzugen ein strukturiertes Formular? Kostenlose Beratung buchen

kontakt@smartcodeit.pl 882 121 238ul. Częstochowska 12/2, Gliwice

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Auswirkungen auf die Ausbildung

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kann dokumente identifizieren, die sich für eine Automatisierung eignen
kann den Dokumentenworkflow im Unternehmen beschreiben
kann Daten für das automatische Auslesen identifizieren
kann einen einfachen Genehmigungs-Workflow für Dokumente entwerfen
versteht die Grundlagen der Integration von Dokumenten mit CRM und ERP
kann Status und Kontrollpunkte im Prozess vorschlagen
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kennt die grundlegenden Risiken im Zusammenhang mit Datensicherheit
kann einen ersten Plan zur Automatisierung von Dokumenten im Unternehmen vorbereiten

Empfohlene Variante

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Empfohlener Workshop-Plan.

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Die Preise beginnen bei:

Automatisierung von Dokumenten und Informationsflüssen — ab 1.594 € netto

Dienstleistungen, die natürlich mit diesem Training verbunden sind

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